9 sfaturi care economisesc timp la formatarea documentelor în Microsoft Word

Pentru majoritatea oamenilor, Microsoft Word este instrumentul de bază pentru crearea documentelor profesionale, dar formatarea poate consuma mult timp. Din fericire, câteva sfaturi simple vă pot simplifica fluxul de lucru, ajutându-vă să creați documente elegante și atractive din punct de vedere vizual în doar câteva minute.

Cuprins

• 1. Folosiți comenzi rapide esențiale
• 2. Folosiți șabloane Word
• 3. Implementați formatarea consecventă cu Styles
• 4. Personalizați Bara de instrumente Acces rapid
• 5. Navigați utilizând panoul de navigare
• 6. Aplicați formatarea mai multor secțiuni utilizând Format Painter
• 7. Personalizați funcția de corecție automată
• 8. Reutilizați conținutul cu Quick Parts
• 9. Modificați formatarea utilizând Reveal Formatting

1. Folosiți comenzi rapide esențiale

Ținând degetele pe taste, puteți aplica modificări rapide de formatare și puteți rămâne concentrat pe scriere - nu mai bâjbâiți cu mouse-ul și să vă distras atenția.

De exemplu, pentru text aldine, trebuie doar să apăsați Ctrl + B . În mod similar, pentru a scrie cursive, utilizați Ctrl + I și pentru a sublinia, apăsați Ctrl + U . Aceste comenzi rapide de formatare de bază sunt doar vârful aisbergului trucurilor care economisesc timp în Word.

Puteți alinia rapid textul la stânga, la centru sau la dreapta folosind Ctrl + L, Ctrl + E și Ctrl + R . Apăsați Ctrl + 2 pentru a dubla spațiul documentului și Ctrl + 1 pentru un singur spațiu. Aceste comenzi rapide facilitează ajustarea aspectului documentului.

Pentru o listă mai cuprinzătoare a comenzilor rapide de la tastatură care economisesc timp în Word, consultați articolul nostru despre comenzile rapide de la tastatură Windows pe care fiecare utilizator Word ar trebui să le cunoască .

2. Folosiți șabloane Word

Dacă creați o mulțime de documente similare, cum ar fi rapoarte, facturi sau buletine informative, utilizarea șabloanelor Word poate economisi timp enorm. Șabloanele de cuvinte vin preformatate cu substituenți pentru conținutul dvs., astfel încât nu trebuie să începeți de la zero de fiecare dată.

Word oferă multe șabloane încorporate pentru tipuri de documente comune, accesibile prin meniul Document nou . Alegeți șablonul care se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și veți avea un document proiectat profesional, plin, desigur, cu propriul dvs. conținut.

Pentru mai multe opțiuni, consultați aceste site-uri pentru a descărca șabloane Microsoft Word . Veți găsi multe șabloane gratuite și premium concepute pentru diferite industrii și scopuri. Utilizați aceste șabloane pentru a crea documente frumoase cu efort minim.

Dar dacă aveți cerințe de formatare specifice pe care șabloanele existente nu le îndeplinesc, luați în considerare crearea unui șablon personalizat în Microsoft Word . Salvând propriile șabloane cu stilurile care vă plac, le puteți reutiliza oricând aveți nevoie.

3. Implementați formatarea consecventă cu Styles

Ar trebui să utilizați întotdeauna stiluri în Word pentru a aplica o formatare consecventă în documentul dvs. Mai întâi, definiți stiluri pentru titluri, paragrafe și alte elemente; Apoi, puteți avea un aspect consistent fără a formata manual fiecare secțiune.

Pentru a aplica un stil, selectați textul și alegeți stilul dorit din galeria Stiluri din fila Acasă . Dacă trebuie să modificați un stil, faceți clic dreapta pe el și selectați Modificare pentru a personaliza fontul, dimensiunea, culoarea și alte proprietăți. Orice modificare va actualiza automat toate aparițiile acelui stil din documentul dvs.

4. Personalizați Bara de instrumente Acces rapid

Bara de instrumente Acces rapid este o caracteristică la îndemână care vă permite să păstrați cele mai utilizate comenzi la doar un clic distanță. În mod implicit, această bară include comenzi de bază precum Salvare, Anulare și Reluare , dar o puteți personaliza cu ușurință pentru a include instrumentele de formatare utilizate frecvent.

Pentru a adăuga o comandă la bara de instrumente, faceți clic dreapta pe ea în panglică și selectați Adăugare la bara de instrumente cu acces rapid . În acest fel, puteți crea o colecție de elemente de formatare personalizate, cum ar fi stilurile preferate, Format Painter sau opțiunile de aliniere a textului.

Vă economisește timp eliminând nevoia de a căuta prin panglică de fiecare dată când doriți să aplicați un anumit format.

5. Navigați utilizând panoul de navigare

Derularea paginilor pentru a găsi o anumită secțiune poate fi foarte dificilă atunci când lucrați cu documente lungi. Panoul de navigare este un alt instrument puternic care vă ajută să comutați rapid între secțiuni.

Pentru a accesa panoul de navigare, accesați fila Vizualizare și bifați caseta de lângă Panoul de navigare . Aceasta va deschide o bară laterală care arată o listă de titluri din documentul dvs. Faceți clic pe orice titlu pentru a naviga direct la acea secțiune.

Panoul de navigare este util în special atunci când trebuie să faceți modificări de formatare în anumite părți ale documentului. Puteți aplica eficient actualizările de formatare, fără multă defilare sau căutare manuală.

6. Aplicați formatarea mai multor secțiuni utilizând Format Painter

Format Painter este un instrument la îndemână care vă permite să copiați rapid formatarea dintr-o parte a unui document și să o aplicați în alta. Această funcție economisește mult timp atunci când trebuie să mențineți formatarea consecventă în întregul conținut.

Pentru a utiliza Format Painter, selectați textul a cărui formatare doriți să o copiați, faceți clic pe pictograma Format Painter din fila Acasă (pare ca o pensulă), apoi faceți clic și trageți peste textul căruia doriți să aplicați formatarea.

Sfat : Dacă trebuie să aplicați aceeași formatare mai multor secțiuni, faceți dublu clic pe pictograma Format Painter. Acest lucru va menține instrumentul activ până când apăsați Esc sau faceți din nou clic pe pictogramă.

7. Personalizați funcția de corecție automată

În mod implicit, Corectarea automată corectează automat greșelile de ortografie și greșelile de ortografie obișnuite, dar o puteți folosi și pentru a crea comenzi rapide personalizate pentru fraze sau formatare utilizate frecvent.

Pentru a personaliza corectarea automată, accesați Fișier > Opțiuni > Verificare > Opțiuni de corecție automată . Aici puteți adăuga propriile intrări la listă. De exemplu, puteți seta „br” să se extindă automat la „Salut” sau „mh” pentru a deveni „Numele companiei mele” în fontul și dimensiunea pe care o preferați.

De asemenea, puteți găsi Math AutoCorrect în același meniu. Această caracteristică este utilă în special pentru persoanele care includ frecvent ecuații sau simboluri matematice în documentele lor.

În mod implicit, Word recunoaște multe comenzi rapide matematice, cum ar fi tastarea „\pi” pentru a insera simbolul pi (π) sau „\sqrt” urmat de un număr pentru a crea simbolul rădăcinii pătrate (√).

8. Reutilizați conținutul cu Quick Parts

Quick Parts este o modalitate excelentă de a stoca și reutiliza conținut formatat. Acest conținut include anteturi, subsoluri, pagini de copertă sau chiar secțiuni întregi ale documentului. Salvând aceste componente ca părți rapide, le puteți insera în orice document cu doar câteva clicuri.

Pentru a crea o parte rapidă, selectați conținutul pe care doriți să îl salvați și accesați Inserare > Părți rapide > Salvare selecție în Galeria părților rapide . Denumiți-vă blocul de construcție, alegeți o categorie și faceți clic pe OK . Acum, ori de câte ori trebuie să utilizați acel conținut, mergeți la Inserare > Părți rapide și selectați-l din bibliotecă.

Pagina de copertă este, de asemenea, un exemplu excelent al modului în care Quick Parts vă poate economisi timp. În loc să creați o nouă pagină de copertă de la zero pentru fiecare document, puteți crea o pagină de copertă personalizată o dată, să o salvați ca o parte rapidă și să o inserați rapid în orice document atunci când este necesar.

9. Modificați formatarea utilizând Reveal Formatting

Panoul Afișare formatare afișează toate detaliile de formatare ale textului selectat, inclusiv setările pentru font, dimensiune, stil și paragraf.

Pentru a accesa panoul Reveal Formatting, apăsați Shift + F1 . Acest panou va apărea în partea dreaptă a ecranului, oferind detalii despre formatarea aplicată textului pe care l-ați selectat.

În plus, panoul Reveal Formatting vă permite să modificați formatarea direct din panoul în sine. Puteți face clic pe elementul de formatare pe care doriți să îl modificați, cum ar fi fontul sau spațierea dintre paragrafe, și puteți efectua ajustările dorite.

Acest lucru vă poate economisi timp eliminând necesitatea de a naviga prin mai multe meniuri și casete de dialog pentru a modifica formatarea.

Acum că știți aceste sfaturi pentru economisirea timpului, puteți crea documente profesionale și bine formatate în doar puțin timp.