Bulk trimite mesaje personalizate în Outlook cu Mail Merge

Mail Merge este ca unul dintre acei prieteni vechi pe care nu i-ai contactat de ani de zile. Întotdeauna subestimat și ignorat, până în ziua în care ai nevoie disperată.

Descărcați Microsoft Outlook pentru iOS

Descărcați Microsoft Outlook pentru Android

Pur și simplu nu îți dai seama de potențialul său până nu ai sarcina de a gestiona câteva sute de invitații. Poate, sunt invitații de nuntă sau poate o mulțime de etichete de adrese și insigne de nume. Nu vă faceți griji, puteți trimite o cantitate mare de e-mailuri personalizate cu Microsoft Outlook 2016 în doar câteva minute și cu câteva clicuri. Articolul următor vă va ghida să faceți asta.

Când ar trebui să folosiți Mail Merge?

Mail Merge se utilizează atunci când doriți să creați mai multe documente care sunt în esență aceleași, dar fiecare document conține propriile sale detalii. E-mailurile au același format și conținut, precum și grafică, dacă există. De exemplu, invitațiile au tot același conținut, cu excepția numelor, adreselor ...

Spre deosebire de trimiterea de e-mail către un grup de persoane, comasarea prin poștă face din fiecare destinatar un destinatar unic.

Funcția Mail Merge folosește 2 părți:

• Documentul principal (aici: Microsoft Word) unde scrieți conținutul e-mailului.
• Sursa de date se schimbă (aici: Contacte Microsoft Outlook) este de obicei adresa și numele destinatarului.

Aceste două părți sunt „contopite”. Cu Outlook ca parte a suitei Microsoft Office, puteți utiliza această caracteristică pentru a trimite poștă la mai multe persoane, fiecare mail personalizat pentru un contact separat.

Microsoft Office vă permite să utilizați diferite surse de date pentru detaliile adresei, de exemplu, puteți utiliza foi de calcul Excel sau chiar o bază de date Access. Aici, veți utiliza contactele Outlook pentru a trimite email.

Pregătiți contacte pentru Mail Merge

Efectuați următorii pași după lansarea Outlook:

1. Deschideți Persoane pentru a afișa lista de contacte.

Selectați contactele ( Ctrl + Click ) pe care doriți să le includeți în lista dvs. de e-mailuri personalizate. Pentru a gestiona cu ușurință o listă mare, utilizați opțiunea Sortare disponibilă (faceți clic pe săgeata în jos de lângă Toate ). Puteți sorta dupa categorie ( sortare pe categorii ) , în același meniu drop - down.

Notă: Mail Merge nu funcționează cu listele de distribuție.

2. Din Panglică , alege Mail Merge> Hone> Group Actions .

3. În ecranul Mesaje de contacte poștale , selectați Numai contacte selectate dacă este trimis un e-mail personalizat pentru contactul selectat. În opțiunea Merge , alegeți următorii parametri:

• Tipul documentului : Formular Letters.
• Mergeți la : e-mail
• Linie subiect subiect : Linia subiect este neschimbată pentru toate e-mailurile. Prin urmare, selectați Acest lucru vă va atrage atenția .

4. Faceți clic pe OK și apoi Microsoft Word se va lansa pentru a vă scrie mesajul personal.

Compuneți mesaje personalizate în Microsoft Word

În fila Trimiteri de pe Panglică , selectați Linia de întâmpinare pentru a începe mesajul cu linii de salut.

După cum puteți vedea aici, caseta de dialog a fost deja completată mai întâi. Acesta este doar un marcator pentru numele din lista de contacte. Chiar mai jos, puteți verifica o previzualizare a numelor din lista dvs. Puteți personaliza articolele cu opțiunile oferite aici.

Rețineți că câmpul Unire provine din anteturile coloanelor din lista de e-mail. Așadar, dacă există o nepotrivire, folosiți câmpurile de potrivire pentru a vă asigura că fuziunea rămâne exactă. Dacă câmpul pe care doriți să îl indicați Nu se potrivește , faceți clic pe lista derulantă pentru acel câmp și selectați numele coloanei care se potrivește cu acea coloană din lista dvs.

Când faceți clic pe OK , în documentul Word este afișat un câmp de marcaj pentru linia de întâmpinare. Puteți introduce informații suplimentare pentru document cu câmpuri suplimentare.

Faceți clic pe Insert Merge Field . Aceste date ar trebui să fie afișate în sursa de date originală care, în acest caz, sunt informații de contact din Outlook.

Pentru a format linia de salut așa cum doriți, evidențiați întregul câmp, inclusiv semnele de finalizare. Accesați fila Acasă și utilizați Setări font . De asemenea, setați Spațiul de linie pentru a vă asigura că distanța de linie corespunde distanței din restul documentului.

Introduceți textul mesajului

Deschiderea mesajului este marcatorul de poziție GreetingLine și / sau orice câmpuri pe care le-ați introdus cu ajutorul unor completări suplimentare de caz. Acum începi să compui mesajul tău.

Când corpul mesajului este complet, faceți clic pe Finish & Unge> Trimite mesaje prin e-mail. Faceți clic pe OK în caseta de dialog Unire la e-mail.

Word trimite apoi scrisori individuale la fiecare adresă de e-mail corespunzătoare. Nu puteți CC sau BCC alți destinatari și nu puteți adăuga atașamente la e-mailuri.

Puteți salva documentul pe care l-ați folosit pentru fuziunea prin poștă, deoarece acesta salvează și linkul către sursa de date, adică contacte. Când deschideți documentul de îmbinare prin poștă, selectați Da când Word vă solicită să rămâneți conectat.

Odată ce te-ai obișnuit, întregul proces durează doar câteva minute de la început până la sfârșit. De asemenea, în loc să petreci timp pentru a scrie e-mailuri pentru fiecare persoană, acum poți face același lucru pentru un grup, indiferent de numărul de persoane din grup.