Cum să adăugați o semnătură în Outlook

Majoritatea profesioniștilor din ziua de azi includ o semnătură cu e-mailurile lor. Acest lucru le permite destinatarilor să știe exact cu cine comunică. Unele semnături sunt personalizate pentru persoane fizice, iar altele urmează un format de companie.

Dacă sunteți interesat să aflați cum să adăugați propria semnătură în Outlook, sunteți în locul potrivit. Acest articol va explica tot ce trebuie să știți.

Pași pentru a adăuga semnătura în Outlook

Dacă doriți să creați o semnătură pe care să o adăugați la sfârșitul e-mailurilor, precum și să o selectați ca semnătură implicită, veți fi încântați să aflați că este un proces relativ simplu. Iată cum să adăugați semnătura în Outlook:

1. Conectați-vă la contul dvs. Outlook.
   
2. Faceți clic pe „Vizualizare setări”.
   
3. Selectați „Scrieți și răspundeți”, ceea ce vă va duce la ecranul de semnături de e-mail.
   
4. Faceți clic pe „Semnătură nouă” și dați-i un nume.
   
5. Introduceți semnătura mai jos în zona de editare.
   
6. Apăsați pe „Salvați”.
   
7. Sub „Selectați semnăturile implicite”, faceți clic pe semnătura dvs. nou creată și aplicați-o la mesajele noi și la mesajele redirecționate.
   
8. Apăsați din nou „Salvați” pentru a confirma modificarea.
   

Personalizați-vă semnătura Outlook

După ce v-ați configurat și salvat semnătura, o puteți personaliza în partea de jos a casetei de editare pentru a se potrivi preferințelor dvs. personale. Aveți o gamă largă de opțiuni pentru a vă personaliza semnătura pentru a o face unică pentru destinatari. Asigurați-vă că experimentați cu opțiunile disponibile pentru a vă scoate semnătura în evidență.

Nu toate opțiunile sunt prezente pe această listă, așa că încercați-le pe toate pentru a vedea dacă se potrivesc preferințelor dvs. Rețineți, dacă sunteți confuz cu privire la pictograma care reprezintă o funcție, plasați cursorul peste ea pentru ca numele acesteia să apară pe ecran.

Inserați imagini în linie

Poate doriți să adăugați o siglă sau o imagine a companiei la semnătura dvs. Această opțiune vă permite să parcurgeți imaginile descărcate de pe dispozitiv pentru a le încorpora în semnătura dvs. După ce alegeți o imagine și faceți clic pe „Inserați”, o puteți redimensiona după bunul plac.

Font și dimensiunea fontului

Făcând clic pe opțiunea Font, va apărea o casetă drop-down pe ecran și va lista toate fonturile disponibile. În dreapta opțiunii „Font” se află pictograma „Font Size”. Atingând acest buton de funcție, va apărea o listă derulantă similară și vă va permite să alegeți dimensiunea fontului semnăturii dvs.

Bold, Italic și Subliniat

Puteți, de asemenea, să scrieți cu aldine, cu cursive și să subliniați o parte sau toată semnătura dvs. Pentru a face acest lucru, trebuie doar să evidențiați textul pe care doriți să îl schimbați și pur și simplu faceți clic pe butonul de funcție pentru a obține efectul dorit, iar modificările vor fi văzute imediat.

În schimb, dacă doriți să faceți opusul și să anulați oricare dintre aceste efecte, trebuie doar să evidențiați textul și să apăsați din nou butonul funcției dorite.

Taste rapide:

• Bold: Ctrl + B
• Cursiv: Ctrl + I
• Subliniere: Ctrl + U

Evidențiere și culoare

Dacă doriți să evidențiați câteva informații importante despre semnătura dvs., utilizați funcția „Evidențiați”. Pentru a evidenția textul, apăsați mai întâi pe săgeata în jos din dreapta butonului de funcție „Evidențiați” și alegeți culoarea pe care doriți să o utilizați. Apoi trageți cursorul peste textul pe care doriți să-l evidențiați și apăsați butonul de funcție „Evidențiați”.

Odată finalizat, fundalul textului selectat va fi culoarea dorită, în timp ce culoarea fontului va rămâne aceeași.

Culoarea fontului dvs. va fi întotdeauna automat neagră. Pentru a schimba acest lucru, apăsați săgeata în jos de pe butonul funcției „Culoare font”, alegeți culoarea dorită, apoi începeți să vă introduceți semnătura. Dacă ați început deja să tastați, evidențiați textul tastat și apăsați din nou butonul „Culoare font” și culoarea fontului se va schimba.

Puteți folosi ambele aceste funcții împreună pentru a crea o semnătură unică colorată și atrăgătoare.

Puncte și numerotare

Pentru a crea o listă de puncte sau pentru a adăuga o listă numerotată pentru informații scurte, apăsați butoanele de funcție corespunzătoare. Dacă informațiile dvs. sunt deja prezente, evidențiați textul și apăsați butonul „Enter” de pe tastatură, acolo unde este necesar, pentru a împărți informațiile și pentru a adăuga marcatori sau numere la lista dvs.

Taste rapide:

• Marcatori: Ctrl +
• Numerotare: Ctrl + /

Indentare la stânga sau la dreapta

Utilizarea acestor butoane funcționale va muta textul mai aproape sau mai departe de marginea din stânga a ecranului. Pentru a utiliza această funcție, evidențiați textul pe care doriți să-l mutați și apăsați „Indent Right” pentru a muta textul de câteva spații la dreapta. În schimb, dacă doriți ca textul să fie mai aproape de marginea din stânga, apăsați „Indent Left”.

Citat

Această funcție adaugă o linie de stil citat textului evidențiat pentru a scoate în evidență anumite informații, fie că reiterați informații importante de la dvs. sau de la altcineva. Pentru a efectua această funcție, evidențiați textul pe care doriți să îl citați și apăsați butonul de funcție „Citat”.

Aliniați la stânga, la dreapta și la centru

Aceste trei opțiuni vor muta tot textul în fiecare parte sau în mijlocul ecranului, pentru a se potrivi preferințelor dvs. Acest lucru poate fi util din mai multe motive, dar alinierea la centru sau la dreapta poate fi mai plăcută din punct de vedere estetic decât alinierea implicită din stânga.

Apăsarea oricărui buton funcțional va alinia automat textul fără a fi nevoie să evidențiați nimic.

Adăugați sau eliminați hyperlink

Adăugați un link în semnătura dvs. evidențiind text și apăsând butonul „Hyperlink”. De aici, trebuie doar să tastați sau să lipiți adresa URL în caseta care apare și să faceți clic pe „OK” pentru a încorpora linkul. Veți ști că acest lucru a avut succes, deoarece textul va fi acum subliniat cu albastru.

Tasta rapidă:

• Adăugați hyperlink: Ctrl + K

Dacă doriți să eliminați hyperlinkul, evidențiați textul subliniat albastru, apăsați pe cele 3 puncte (...) din partea dreaptă jos a casetei de editare și faceți clic pe „Eliminați hyperlink”.

Anulați și Refaceți

Anulați ultima acțiune apăsând pe cele 3 puncte (…) și făcând clic pe butonul „Anulați”.

• Anulați tasta rapidă: Ctrl + Z

În schimb, dacă acest lucru a fost făcut accidental, ar trebui să apăsați butonul „Reface”, care se găsește în dreapta tastei „Anulați”.

• Tasta rapidă Reface: Ctrl + Y

Schimbă cazul

Apăsarea acestui buton va apărea o listă derulantă de opțiuni pentru a schimba textul evidențiat sau scris în viitor într-un anumit caz. Acestea includ „minuscule”, „MAJUSCULE”, „Majusculează fiecare cuvânt” și „Majusculele propoziției” implicite.

Asigurați-vă că apăsați butonul de salvare după ce ați terminat de personalizat semnătura pentru a salva modificările.

Sfaturi și cele mai bune practici pentru crearea de semnături eficiente pe Outlook

Odată ce semnătura dvs. este gata pentru a fi adăugată corespondenței viitoare, asigurați-vă că produsul dvs. finit este potrivit pentru situația sau destinatarul pe care îl contactați. Iată câteva sfaturi și cele mai bune practici pentru a crea o semnătură eficientă pe Outlook.

Păstrați-vă semnătura simplă

Păstrați semnătura concisă și la obiect. Folosiți o singură imagine relevantă și evitați să adăugați prea mult text, altfel destinatarii vă pot trece cu vederea munca grea.

Includeți numai informații esențiale

Pentru o semnătură bazată pe afaceri, păstrați informațiile limitate în mare parte la numele dvs., titlul, titlul companiei, sigla companiei și informațiile de contact pentru a păstra un aspect profesional al e-mailurilor dvs.

Utilizați branding consecvent

Când reprezentați o companie, respectați aceleași fonturi și culori pentru a rămâne uniform cu identitatea acesteia.

Dacă dețineți propria afacere sau folosiți un e-mail personal, puteți include pronumele, cum să vă pronunțați numele, link-uri către rețelele de socializare sau orice alte informații cheie pentru a le permite destinatarilor să vă cunoască mai bine.

Creați semnături suplimentare

Outlook vă permite să creați câte semnături doriți, dar apăsând pe „Semnătură nouă” în ecranul „Scrieți și răspundeți”. Faceți o semnătură special pentru prima dată când trimiteți un e-mail cuiva, astfel încât acesta să știe exact cine sunteți. Alternativ, puteți avea și o semnătură scurtă pentru răspunsuri și mesaje redirecționate pentru persoanele cu care sunteți deja familiarizați.

Puteți atribui anumite semnături în meniurile drop-down „Mesaje noi” și „Răspunsuri/Redirecționări” din ecranul „Scrieți și răspundeți” din Outlook.

Testați-vă semnăturile

Trimiteți e-mailuri de testare către dvs. sau colegilor pentru a vă asigura că semnătura dvs. apare așa cum vă așteptați și că orice hyperlink funcționează corect.

Închiderea semnăturilor Outlook

Crearea unei semnături pe Outlook este un proces ușor care dă o notă profesională e-mailurilor tale. Mai bine, există opțiuni de personalizare pentru a crea o semnătură bine concepută pe Outlook și pentru a adăuga un alt nivel de sofisticare corespondenței tale electronice. Experimentați cu opțiunile personalizate disponibile pentru a crea o semnătură profesională și memorabilă, pentru a lăsa o impresie de durată asupra destinatarilor dvs.

Ați adăugat vreodată o semnătură în Outlook? Dacă da, ați folosit vreuna dintre opțiunile de personalizare prezentate în acest articol? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.