Cum să automatizezi sarcinile zilnice în Windows 11

Ți-ai dorit vreodată ca computerul tău să poată face față sarcinilor de zi cu zi plictisitoare pentru tine? Datorită Power Automate în Windows 11, vă puteți folosi computerul pentru a lucra pentru dvs. Iată cum să-l utilizați pentru a automatiza activitățile zilnice repetitive și pentru a crește productivitatea.

1. Curățați desktopul cu funcția Curățare zilnică

Există modalități mai bune de a stoca fișiere de pe desktop, dar desktopul devine adesea un teren de gunoi pentru capturi de ecran, documente și fișiere aleatorii de-a lungul zilei, făcând desktopul tău o mizerie aglomerată.

Pentru a remedia acest lucru, creați un flux Power Automate care sortează automat fișierele de pe desktop în foldere specificate cu un singur clic.

Acest flux rulează zilnic la o oră stabilită (cu Windows Task Scheduler), mutând fișierele în folderele respective în funcție de tipul de fișier. De exemplu, toate fișierele .docx, .xlsx și .pdf sunt mutate în dosarul Documente, fișierele imagine precum .jpg și .png sunt mutate în folderul Imagini, iar fișierele cu comenzi rapide .lnk sunt mutate în folderul Comenzi rapide.

Această configurare este simplă, folosind interfața simplă a lui Power Automate. Mai întâi, deschideți Power Automate pentru desktop și faceți clic pe Flux nou . Denumiți fluxul dvs. cu ceva descriptiv, cum ar fi „Desktop Cleanup” și faceți clic pe Creare . Veți fi redirecționat către panoul fluxului principal. Aici, copiați și inserați următorul script în zona de flux principală și faceți clic pe Salvare .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

Puteți programa fluxurile să ruleze automat utilizând Windows Task Scheduler .

2. Documentele sunt organizate cu automatizare pentru controlul versiunilor

Controlul versiunilor nu este doar pentru dezvoltatori - este o salvare pentru oricine lucrează cu fișiere actualizate frecvent. Cu siguranță ați avut dificultăți în a ține evidența revizuirilor documentelor, ajungând adesea la mai multe versiuni împrăștiate în dosare diferite. Power Automate și OneDrive vă vin în ajutor.

Configurați un flux care face automat copii de siguranță ale documentelor dvs. importante, inclusiv PDF-uri și foi de calcul, în OneDrive ori de câte ori sunt modificate. Flow monitorizează anumite foldere pentru modificări și sincronizează fișierele actualizate cu folderele corespunzătoare.

Acest lucru vă asigură că aveți întotdeauna o copie de rezervă actualizată a documentelor dvs. importante în cloud, facilitând accesul la versiunile anterioare dacă este necesar. Este ca și cum ai avea un asistent personal care păstrează în mod constant fișierele în siguranță și organizate, fără să fii nevoit să ridici un deget.

Notă : Pentru a configura acest flux, trebuie să fiți conectat la contul OneDrive din browser.

În plus, ar trebui să configurați și versiunile de marcaj de timp în OneDrive, permițându-vă să urmăriți modificările în timp. Dacă suprascrieți accidental un fișier sau trebuie să vă referiți la o versiune mai veche, îl puteți restaura rapid din istoricul versiunilor OneDrive.

3. Automatizați conversiile fișierelor pentru a economisi timp

Lucrul cu fișiere în diferite formate poate fi o bătaie de cap, mai ales când le convertiți manual. Trebuie să fi petrecut mult timp pe aceste conversii plictisitoare până când ai început să folosești Power Automate.

Aplicația desktop Power Automate are încorporate mai multe fluxuri de conversie a fișierelor. Monitorizează un director specificat pentru fișiere noi. Ori de câte ori este adăugat un fișier, fie că este un document Word sau o prezentare PowerPoint, fluxul îl convertește automat în formatul dorit, cum ar fi PDF.

După conversie, fluxul mută fișierele procesate în foldere specifice, în funcție de tipul și scopul lor. Acest lucru menține totul organizat și ușor de găsit.

Cu toate acestea, economisirea de timp real este ultimul pas: Flow va partaja automat fișierele convertite prin e-mail folosind Outlook. Gata cu atașamentele manuale sau cu căile fișierelor. Doar setează-l și uită-l.

4. Power Automate pentru echilibrul dintre viața profesională și viața privată

Menținerea echilibrului dintre viața profesională și cea privată poate fi o provocare atunci când viața personală și cea profesională sunt la doar un clic distanță. Este ușor să efectuați sarcini de lucru în afara orelor programate. Aici sunt utile Power Automate și Windows Task Scheduler.

De exemplu, creați un flux care închide aplicațiile legate de muncă, cum ar fi Outlook, Teams și VPN-ul companiei dvs., la o oră stabilită în fiecare seară. Acest lucru vă ajută să vă deconectați de la serviciu și să vă bucurați de timpul dvs. fără a fi tentat de verificarea constantă a notificărilor.

Firul este declanșat de o sarcină programată în Windows Task Scheduler, deci rulează în mod constant la ora programată.

Creați acest flux utilizând înregistrarea în Power Automate Desktop. Mai întâi, deschideți aplicațiile pe care doriți să le închideți și începeți o nouă înregistrare. Apoi, închideți manual fiecare aplicație în timp ce Power Automate vă înregistrează acțiunile. Odată ce opriți înregistrarea, aveți un flux de bază care vă poate replica rutina de închidere a aplicației.

Apoi, editați fluxul înregistrat pentru a adăuga gestionarea erorilor pentru a vă asigura că fluxul poate gestiona situații precum aplicația care nu se deschide.

Crearea unui flux similar în weekend declanșează un mod mai strict „fără muncă”. Acest mod vă permite să răspundeți atunci când nu sunteți de la birou în Outlook, astfel încât linia dintre muncă și joacă nu mai este neclară.