Cum să încorporați un PDF într-un fișier Excel

Device Links

• Android
• iPhone
• Mac
• Windows
• Dispozitiv lipsește?

În multe cazuri, foile de calcul Excel sunt folosite pentru a organiza informațiile financiare într-un format logic. Și adesea datele sursă utilizate pentru a completa o foaie de calcul provin din fișiere PDF ale situațiilor financiare și facturilor.

Dacă doriți să faceți informațiile din foaia de calcul mai cuprinzătoare, puteți încorpora fișierul sursă PDF. În acest articol, vom aborda cum să încorporați un PDF în foaia de calcul Excel. În plus, veți descoperi cum să legați PDF-ul la fișierul original, astfel încât toate actualizările făcute la original să fie reflectate în copia încorporată.

Notă: Excel pentru Mac NU permite obiecte precum PDF-urile, așa că am găsit o soluție limitată pe care o puteți folosi.

Cum să încorporați un PDF în Excel pe un Mac

După cum sa menționat anterior, din cauza problemelor de securitate și a politicilor Apple, nu puteți încorpora „direct” un PDF în Excel pentru Mac, așa cum puteți face cu Windows. Cu toate acestea, am descoperit o soluție alternativă care poate funcționa pentru dvs. În mod normal, adăugați un „obiect” care este fișierul PDF și puteți face dublu clic pe imagine pentru a deschide fișierul sau faceți clic dreapta și alegeți „Deschidere”. Când creați PDF-ul încorporat, Mac afișează eroarea „Nu se poate insera obiectul”. Mac încă vă permite să inserați obiecte fișier Office, deoarece poate scana aplicația fișierului (Word, Excel etc.) și poate efectua o verificare de securitate, dar totul este nul și neavenit.

Opțiunea pe care am descoperit-o vă permite să inserați o imagine sau o pictogramă ca fișier și apoi să adăugați un link către aceasta, făcând în esență același lucru ca și inserarea obiectului PDF, dar cu limitări. O diferență este că trebuie să includeți sursa în foaia de calcul (ca o altă filă) sau să utilizați o adresă URL care merge la PDF-ul partajat în cloud. În caz contrar, receptorul nu va avea acces la el. În plus, trebuie să creați o miniatură (creare generică sau o captură de ecran), să alegeți să utilizați o imagine în Excel obținută din fișier sau să căutați o imagine generică în biblioteca Office. Urmați pașii de mai jos pentru a adăuga un fișier PDF într-o foaie de calcul Excel pe macOS.

Adăugarea de fișiere PDF în Excel Mac folosind filele de foi de calcul

Această metodă convertește PDF-urile în imagini pe care le puteți lipi în noi file Excel din foaia de calcul Excel pentru Mac sau le puteți plasa în altele noi și le puteți conecta. Veți crea imagini în miniatură ale fiecărui PDF sau veți folosi pictograme pentru a economisi timp, apoi veți adăuga hyperlinkuri care merg la filele sau foile PDF corespunzătoare.

1. Creați o imagine PDF: convertiți PDF-ul într-o imagine utilizând un software terță parte sau un site web PDF-to-image.
2. Creați o imagine în miniatură: creați o miniatură pentru PDF-ul de utilizat în foaia de calcul Excel. Faceți o captură de ecran, micșorați imaginea PDF sau utilizați o imagine generică în biblioteca Office.
3. Adăugați imaginea PDF: Copiați/lipiți-o într-o filă nouă din foaia de calcul Excel principală.
4. Deschideți „Excel” și registrul de lucru în care doriți să încorporați PDF-ul.
   
5. Faceți clic pe pictograma „+” de lângă filele din partea de jos pentru a crea o filă nouă pentru imaginea PDF creată la „Pasul 1”.
6. Alegeți celula din noua filă în care doriți să lipiți imaginea PDF, apoi selectați „Inserare -> Imagini -> Imagine din fișier...”
7. Răsfoiți și selectați imaginea PDF, apoi faceți clic pe „Inserați”.
8. Examinați plasarea imaginii PDF pentru a vă asigura că arată așa cum doriți.
9. Reveniți la pagina/fila principală a foii de calcul. Selectați celula în care doriți să plasați miniatura PDF - aceasta nu va locui din punct de vedere tehnic în celulă, dar acționează ca un substituent pentru inserarea acesteia.
   
10. Faceți clic pe fila „Inserare” din partea de sus și alegeți „Fotografie -> Imagine din fișier.” sau „Icoane”, în funcție de preferințele dvs.
    
11. Căutați imaginea sau pictograma pe care doriți să o utilizați ca link pentru imaginea PDF și selectați-o.
    
12. Redimensionați imaginea pentru a se potrivi cu foaia de calcul. De asemenea, îl puteți decupa pentru a elimina spațiile albe.
    
13. Acum că aveți miniatură, faceți clic dreapta (sau atingeți cu două degete) peste imagine/pictogramă și selectați „Hyperlink”.
    
14. Selectați fila de meniu „Acest document” , alegeți numele filei PDF, apoi faceți clic pe „OK”. pentru a-l lega.
15. Testați linkul făcând clic dreapta sau atingând cu două degete imaginea și alegând „Deschidere hyperlink”.
16.  
17.  
18. și faceți clic pe „Selectați” pentru a deschide browserul de fișiere. Alegeți imaginea PDF și faceți clic pe „OK” pentru a o insera.
19.  
20.  
21. Pentru sursele găzduite (clorul sau un site web), asigurați-vă că ați selectat fila „Pagină web sau fișier” și apoi copiați/lipiți adresa URL a PDF-ului în caseta furnizată. Faceți clic pe „OK” pentru a salva linkul pentru imagine.
22. Pentru PDF-urile pe care le-ați convertit în imagini, inserați imaginea într-o filă nouă (partea de jos a foii de calcul), apoi selectați fila de meniu „Acest document” și faceți clic pe „Selectați” pentru a deschide browserul de fișiere. Alegeți imaginea PDF și faceți clic pe „OK” pentru a o insera.
23. Găsiți și selectați fișierul PDF pe care doriți să îl conectați la miniatura din foaia de calcul.
    
24. Faceți clic pe butonul „OK”.
    
25. Pentru a deschide PDF-ul, faceți dublu clic pe pictogramă sau faceți clic dreapta (sau atingeți cu două degete) pe miniatură și alegeți „Open Hyperlink”.
    

După ce ați urmat pașii de mai sus, obțineți un fișier PDF încorporat în foaia de calcul Excel pentru Mac. Faceți dublu clic pe imagine pentru a deschide fișierul PDF sau faceți clic dreapta pe el și selectați „Open Hyperlink”. Este la fel de ușor!

Adăugarea de fișiere PDF la Excel Mac folosind un folder zip

Deoarece nu puteți încorpora un PDF în Excel pentru Mac, puteți crea cel puțin un folder care să includă foaia de calcul principală și toate PDF-urile. Odată ce aveți acest lucru, puteți arhiva folderul și îl puteți trimite într-un e-mail sau îl puteți partaja după cum aveți nevoie. Toate fișierele vor locui în acel folder, așa că conectarea la PDF-uri ar trebui să funcționeze bine.

Compatibilitate : Acest proces funcționează pentru Windows și macOS, dar este posibil să nu funcționeze pentru dispozitivele iOS (iPhone, iPad) decât dacă includ o modalitate de a vizualiza fișiere PDF.

1. Creați un folder: creați un dosar nou și dați-i un nume legat de foaia de calcul.
2. Adăugați fișierele: adăugați foaia de calcul Excel în dosar și toate fișierele PDF necesare.
3. Creați miniaturi PDF: faceți capturi de ecran ale fișierelor PDF și reduceți dimensiunea pentru a le utiliza ca linkuri pentru miniaturi în foaia de calcul principală. De asemenea, puteți utiliza pictograme generice din biblioteca Office, dacă doriți.
4. Deschideți „Excel” și registrul de lucru în care doriți să încorporați PDF-ul.
5. Selectați celula în care doriți să plasați miniatura PDF. Din punct de vedere tehnic, imaginea nu va locui în celulă, dar acționează ca un substituent pentru inserarea acesteia.
6. Faceți clic pe fila „Inserare” din partea de sus și alegeți „Fotografie -> Imagine din fișier...” sau „Icoane” dacă utilizați imagini Office generice ca miniaturi.
   
7. Căutați imaginea miniatură creată sau pictograma pe care doriți să o utilizați ca link PDF.
8. Redimensionați imaginea pentru a se potrivi cu foaia de calcul. De asemenea, îl puteți decupa pentru a elimina spațiile albe.
9. Faceți clic dreapta (sau atingeți cu două degete) peste imagine/pictogramă și selectați „Hyperlink…”
10.  
11. , sau creați unul nou cu PDF-ul și stocați-l într-un folder pe care îl puteți arhiva cu foaia de calcul curentă.
12. Pentru PDF-urile pe care le-ați convertit în imagini, inserați imaginea într-o filă nouă (partea de jos a foii de calcul), apoi selectați fila de meniu „Acest document” și faceți clic pe „Selectați” pentru a deschide browserul de fișiere. Alegeți imaginea PDF și faceți clic pe „OK” pentru a o insera.
13.  
14. Găsiți și selectați fișierul PDF pe care doriți să îl conectați la miniatura din foaia de calcul.
16. Faceți clic pe butonul „OK”.
18. Pentru a deschide PDF-ul, faceți dublu clic pe pictogramă sau faceți clic dreapta (sau atingeți cu două degete) pe miniatură și alegeți „Open Hyperlink”.

Urmând pașii pentru a lega un PDF în Excel pe Mac, obțineți o foaie de calcul care funcționează atât pentru Mac, cât și pentru Windows, atâta timp cât includeți și fișierul legat.

Cum să încorporați un PDF în Excel pe un computer Windows

Încorporarea unui PDF în foaia de calcul Excel din Windows este mult mai ușoară decât a face acest lucru pe un Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11 etc. permit obiecte OLE, așa că puteți utiliza opțiunea „Insert -> Object”. Spre deosebire de Mac, puteți permite actualizarea imaginii așa cum o face fișierul, dacă preferați. Cu toate acestea, această opțiune are riscuri de securitate, așa că majoritatea lasă o miniatură pe loc și o numesc ziua. Iată cum să încorporați un PDF în Excel pe Windows.

1. Lansați „Excel” și apoi foaia de calcul în care doriți să lucrați.
   
2. Prin panglică, selectați fila „Inserare” .
   
3. Faceți clic pe „Text”, apoi pe „Obiect”.
   
4. Alegeți fila „Creați din fișier” , apoi faceți clic pe „Răsfoiți” pentru a vă găsi fișierul.
   
5. Selectați PDF-ul, apoi alegeți „Inserați”.
   
6. În fereastra „Obiect”, dacă preferați ca fișierul să fie afișat ca pictogramă în loc de previzualizare, bifați opțiunea „Afișare ca pictogramă” .
   
7. Pentru a crea o legătură către PDF-ul original, astfel încât modificările făcute să fie replicate în fișierul încorporat, adăugați o bifă la caseta „Legătură la fișier” . De asemenea, va trebui să permiteți imaginile actualizate în Setări.
   
8. Faceți clic pe „OK” pentru a salva modificările.
   
9. Faceți clic dreapta pe obiectul încorporat (PDF), apoi alegeți „Format obiect...”
   
10. Faceți clic pe fila „Proprietăți” și selectați opțiunea „Mutați și măriți cu celule” .
    
11. Faceți clic pe „OK” pentru a salva modificările. Pictograma se va întinde acum dacă modificați dimensiunea celulelor.
    

Cum să încorporați un PDF în Excel pe un iPad

Excel are o aplicație iOS care oferă funcționalități desktop. Urmați acești pași pentru a încorpora fișierul PDF într-o foaie de calcul.

1. Deschideți aplicația „Excel”, apoi foaia de calcul în care doriți să încorporați fișierul PDF.
   
2. Din panglică, selectați fila „Inserare”.
   
3. Atingeți opțiunile „Text”, apoi „Obiect”.
4. Faceți clic pe fila „Creați din fișier”, apoi selectați „Răsfoiți”.
5. Alegeți locația fișierului, de exemplu, „iCloud”, selectați PDF-ul, apoi „Deschide”.
6. În fereastra „Obiect”, bifați caseta de selectare „Afișare ca pictogramă” pentru a afișa fișierul ca pictogramă. Dacă nu, se va afișa o previzualizare a PDF-ului.
7. Pentru a conecta la fișierul PDF original, astfel încât modificările făcute la original să se actualizeze la fișierul încorporat, selectați opțiunea „Legătură la fișier”.
8. Atingeți „OK” pentru a aplica modificările.
   Pictograma fișierului se va afișa implicit în partea de sus a celulelor. Faceți următoarele, astfel încât pictograma să se potrivească automat dacă modificați dimensiunea celulelor:
9. Apăsați și mențineți apăsat fișierul PDF, apoi alegeți „Format Object...”.
10. Atingeți fila „Proprietăți” și selectați opțiunea „Mutați și măriți cu celule”.
11. Atinge „OK”.

Cum să încorporați un PDF în Excel pe un iPhone

Urmați acești pași pentru a încorpora un fișier PDF în foaia de calcul prin aplicația Excel pentru iOS:

1. Deschideți aplicația „Excel”.
   
2. Deschideți foaia de calcul în care doriți să încorporați fișierul PDF.
   
3. Prin panglică, atingeți fila „Inserare”.
   
4. Atingeți „Text”, apoi „Obiect”.
5. Alegeți fila „Creați din fișier”, apoi „Răsfoiți”.
6. Alegeți locația fișierului, de exemplu, „Dropbox”.
7.  Selectați PDF-ul, apoi „Deschide”.
8. Din fereastra „Obiect”, pentru a afișa fișierul ca pictogramă, bifați caseta de selectare „Afișare ca pictogramă”; în caz contrar, se va afișa o previzualizare a PDF-ului.
9. Dacă doriți ca modificările aduse fișierului PDF original să se actualizeze în versiunea încorporată, alegeți opțiunea „Legătură la fișier”.
10. Atingeți „OK” pentru a salva modificările.
    Pictograma se va afișa implicit în partea de sus a celulelor. Pentru o adaptare automată care se adaptează dacă modificați dimensiunile coloanei, procedați în felul următor:
11. Apăsați lung pe PDF, apoi selectați „Format Object...”.
12. Alegeți fila „Proprietăți” și selectați opțiunea „Mutați și măriți cu celule”.
13. Atinge „OK”.

Cum să încorporați un PDF în Excel pe un dispozitiv Android

Urmați acești pași prin aplicația Excel pentru Android pentru a încorpora un fișier PDF în foaia de calcul:

1. Lansați aplicația „Excel”.
   
2. Deschideți registrul de lucru în care doriți să lucrați.
   
3. Prin panglică, alegeți fila „Inserare”.
   
4. Atingeți opțiunile „Text”, apoi „Obiect”.
5. Atingeți fila „Creați din fișier”, apoi „Răsfoiți”.
6. Alegeți locația fișierului, de exemplu, „Google Drive”.
7.  Atingeți PDF-ul, apoi „Deschide”.
8. Din fereastra „Obiect”, puteți afișa PDF-ul ca pictogramă bifând opțiunea „Afișare ca pictogramă”. În caz contrar, va afișa o previzualizare.
9. Pentru a crea un link live către PDF-ul original, astfel încât orice modificări aduse actualizărilor originale în versiunea încorporată, bifați caseta de selectare „Link to file”.
10. Atingeți „OK” pentru a salva modificările.
    În mod implicit, pictograma se va afișa deasupra celulelor Excel. Pentru a vă asigura că se potrivește automat și se adaptează la orice redimensionare a coloanei, procedați în felul următor:
11. Apăsați și mențineți apăsat fișierul PDF, apoi selectați „Format Object...”.
12. Alegeți fila „Proprietăți” și bifați opțiunea „Mutați și măriți cu celule”.
13. Atingeți „OK” pentru a aplica modificările.

Raportare cuprinzătoare în Excel

Foile de calcul Excel sunt excelente pentru stocarea, organizarea și analiza datelor financiare. Caracteristicile sale oferă confort și ajută la realizarea rapoartelor cât mai complete posibil.

Excel permite includerea fișierelor sursă pentru referință, cu opțiunea suplimentară de a încorpora fișiere. Acceptă tipuri de fișiere populare, inclusiv PDF-uri. Veți avea opțiunea de a afișa fișierul ca pictogramă sau previzualizare. De asemenea, puteți crea un link către fișierul original, astfel încât orice modificări efectuate să fie reflectate în versiunea încorporată.

Ce alte funcții Excel folosiți pentru raportare cuprinzătoare? Spune-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.