Cum să utilizați pașii rapidi în Microsoft Outlook

Microsoft Outlook este aplicația de e-mail preferată a tuturor. Ușor de utilizat, are multe funcții de îmbunătățire a productivității utilizate în mod obișnuit în mediile corporative. Efectuați adesea acțiuni repetitive pe parcursul zilei în Outlook.

Din fericire, Microsoft a inclus o caracteristică de productivitate la îndemână numită Pași rapidi pentru a ajuta la automatizarea unei serii de pași. Citiți mai departe pentru a afla ce sunt pașii rapidi și cum puteți profita la maximum de ei pentru a funcționa mai eficient în Outlook.

Ce sunt pașii rapidi în Microsoft Outlook?

Quick Steps este o caracteristică de productivitate ușor de utilizat inclusă în Outlook 2013 și versiuni ulterioare. Această caracteristică vă permite să automatizați rapid o serie de acțiuni repetitive. Automatizarea acestor sarcini are avantajul suplimentar de a facilita gestionarea mai multor cutii poștale simultan, economisind în același timp mult timp în fiecare zi.

Puteți utiliza Pași rapidi pentru diferite situații. Un caz de utilizare de zi cu zi ar putea fi mutarea automată a unui e-mail într-un folder specific, în timp ce redirecționați e-mailul către un coleg și îl marcați ca important cu un singur clic.

În mod implicit, Microsoft Outlook vă oferă câteva acțiuni rapide utilizate în mod obișnuit. Le puteți folosi așa cum sunt sau personalizați pașii rapidi impliciti în funcție de nevoile dvs. Dacă acest lucru nu este suficient, puteți crea un pas rapid personalizat pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru de rutină.

Utilizați pași rapidi impliciti în Microsoft Outlook

Pe Microsoft Outlook, puteți utiliza cu ușurință pașii rapidi impliciti din mers. Există patru pași rapidi predefiniti în Outlook (ca parte a Office 365): Mutare la, către manager, e-mail echipei și Răspuns și ștergere .

Va trebui să configurați aceste articole cu adresele de e-mail corecte ale destinatarului și folderele preferate înainte de a le putea utiliza pentru prima dată. Pentru a utiliza Mutare în , urmați pașii de mai jos:

• Din fila Acasă , faceți clic pe Mutare la din secțiunea Pași rapidi .

• În caseta de dialog Configurare pentru prima dată , selectați folderul în care doriți să mutați e-mailul și redenumiți Pasul rapid dacă este necesar.
• Faceți clic pe Salvați și sunteți gata să mutați rapid e-mailurile.
• Selectați e-mailul pe care doriți să îl mutați într-un alt dosar și faceți clic pe Pasi rapid salvat din fila Acasă . Outlook va muta direct e-mailul în folderul configurat.

Puteți configura alți pași rapidi impliciti într-un mod similar. De asemenea, ați putea fi interesat să aflați cum să arhivați e-mailurile în Microsoft Outlook pe computer .

Cum să creați un pas rapid personalizat în Microsoft Outlook

Dacă descoperiți că pașii rapidi impliciti nu se potrivesc cu fluxul dvs. de lucru, puteți crea cu ușurință un pas rapid personalizat. Poate fi o acțiune simplă, cum ar fi ștergerea sau redirecționarea unui e-mail, sau o serie de acțiuni, cum ar fi redirecționarea unui e-mail către un coleg și apoi mutarea lui într-un folder dedicat.

Odată configurat, puteți automatiza aceste sarcini solicitante cu un singur clic. Acest exemplu va crea un pas rapid personalizat în Microsoft Outlook:

• Mutați e-mailul într-un alt dosar
• Marcați e-mailul ca necitit
• Redirecționați e-mailul către coleg
• Marcați e-mailul ca important

Iată cum îl vom configura:

• Selectați opțiunea Creare nouă din grupul de file Pași rapidi din Acasă .

• Denumiți-vă Quick Step în câmpul Nume (de exemplu, îl vom numi Demo ).
• Din lista derulantă din secțiunea Acțiuni , mai întâi selectați Mutare în folder și specificați folderul de destinație.
• Faceți clic pe butonul Adăugați o acțiune și selectați Marcare ca necitit .
• Din nou, faceți clic pe Adăugare acțiune pentru a configura redirecționarea e-mailului și selectați Redirecționați .
• În câmpul Către... , introduceți adresa de e-mail către care doriți să redirecționați e-mailul sau selectați o adresă din agenda dvs. de adrese.

• În cele din urmă, faceți clic pe Adăugați o acțiune pentru a o pune în starea de pavilion.
• Opțional, puteți seta și tasta de comandă rapidă din lista derulantă.
• Când sunteți gata, faceți clic pe Terminare .
• Puteți utiliza Quick Step personalizat din secțiunea Quick Steps sau o comandă rapidă configurată.

Quick Steps în Microsoft Outlook este o dovadă a reputației Outlook ca o aplicație profesională de e-mail care face sarcinile de zi cu zi ușoare. Dacă vă gândiți să treceți la Microsoft Outlook, s-ar putea să fiți plăcut surprins de caracteristicile altor aplicații de e-mail.