Cum să vezi cine a văzut documentul tău Google

Google Docs este un instrument excelent pentru colaborare, deoarece permite mai multor persoane să editeze și să lucreze la un singur document simultan, fără a pierde evidența modificărilor făcute de diferiți membri ai echipei. La urma urmei, să știi cine a văzut ce document și când poate fi util dacă tu sau organizația ta folosești Google Docs. De la a vă asigura că toată lumea citește o schiță, vede termenii și condițiile, cea mai recentă trimitere, politici și proceduri sau un alt document important, este esențial să vedeți cine a făcut ce și când.

Notă: Tabloul de bord pentru activități Google este disponibil numai pentru conturile Google Workspace sau pentru persoanele cu acces la un fișier din cont. Nu este o opțiune pentru conturile personale.

Până de curând, nu puteai vedea cine ți-a vizualizat Google Docs. Puteai vedea cine l-a editat, dar nu cine a citit-o. Dacă nu au salvat, editat sau lăsat un comentariu, nu aveai idee dacă o anumită persoană a citit cea mai recentă versiune a unui document. De asemenea, deoarece puteți partaja documentele Google cu permisiuni numai pentru citire, puteți partaja documentul unor persoane cu intenția ca acestea să-l examineze, dar să nu facă nicio modificare.

Versiunile actuale de Google Docs vă permit să configurați setări pentru a vedea cine v-a vizualizat Google Docs. Să aruncăm o privire la cum puteți face acest lucru singur.

Monitorul de activitate G Suite

G Suite este folosit de obicei de organizații în care colaborarea este esențială. Dacă utilizați G Suite pentru a colabora cu alții în mod regulat, puteți utiliza Monitorul de activitate pentru a vedea istoricul vizualizării oricărui fișier Google Docs.

Urmați acești pași pentru a face acest lucru:

1. Deschideți un fișier Google Sheet
   
2. Faceți clic pe pictograma săgeată cu tendințe în sus din secțiunea din dreapta sus sau accesați meniul derulant Instrumente .
   
3. Deschideți tabloul de bord Activitate .
   
4. Faceți clic pe Toți vizualizatorii pentru fila organizației dvs.
   

Acest proces vă va permite să urmăriți toate vizualizările din document, inclusiv data și ora ultimei de către fiecare membru al echipei.

Dacă nu vedeți opțiunea Monitorizare activitate în Google Doc, probabil că sunteți conectat la o versiune personală Google Docs și nu la o versiune G Suite.

Spectatori și tendințe de comentarii

Pe lângă faptul că vedeți cine v-a vizualizat Google Docs, Monitorul de activitate vă permite, de asemenea, să vedeți tendințe cu privire la momentul în care oamenii au vizualizat sau au comentat documentul dvs.

Tendința spectatorilor: aceasta vă arată o diagramă cu bare a numărului de spectatori unici într-un interval de timp specificat, variind de la șapte zile la tot timpul.

Tendința comentariilor: aceasta vă arată diagrame cu bare ale tendinței comentariilor de la șapte zile până la toate timpurile.

Dezactivați vizualizarea istoricului în Google Docs

Dacă, din orice motiv, doriți să dezactivați istoricul vizualizării unui document, puteți face acest lucru și urmând acești pași rapidi:

1. Deschideți foaia Google.
   
2. Faceți clic pe săgeata în sus din partea dreaptă sus a documentului sau accesați Instrumente din meniul derulant.
   
3. Deschideți  tabloul de bord Activitate .
   
4. Selectați Setări de confidențialitate .
   
5. Sub Setarea documentului , dezactivați Afișați istoricul vizualizărilor pentru acest document .
   

Această opțiune este disponibilă și în versiunea personală sau gratuită Google Docs. Puteți dezactiva istoricul vizualizărilor dacă lucrați la un document, dar nu doriți ca colaboratorii dvs. să știe până când nu sunteți gata să trimiteți revizuirile finale.

1. Începeți prin a deschide Foi de calcul Google și faceți clic pe Setări .
2. Meniul Setări vă permite să dezactivați istoricul vizualizărilor cu setările Tabloului de bord pentru activități. Faceți clic pe OK pentru a salva modificările după ce ați comutat aceasta în poziția Oprit.

Cum să vedeți cine a făcut modificări la documentul dvs. Google

Controlul versiunilor este esențial, în primul rând dacă lucrați într-o industrie reglementată. Controlul versiunilor este ceva ce Google Docs a făcut bine de ceva vreme. Docs va arăta cine a editat un document, l-a salvat sau l-a distribuit. Acest lucru funcționează nu doar cu G Suite, ci și cu Google Docs personale.

Dacă sunteți interesat de controlul versiunilor sau doriți să vă asigurați că nimeni nu a făcut modificări pe care nu ar trebui să le facă fără a bloca fișierul, puteți afla urmând acești pași:

1. Deschideți o foaie de calcul Google pe care doriți să o urmăriți.
   
2. Selectați Istoricul fișierelor și versiunilor .
   
3. Selectați Vedeți istoricul versiunilor .
   
4. Ar trebui să apară o fereastră în partea dreaptă a ecranului, arătând fiecare salvare și modificare pentru documentul în cauză.
   

În acea fereastră, ar trebui să aveți și opțiunea de a vizualiza versiunea anterioară a documentului înainte de a fi efectuate modificările.

Acest lucru este esențial pentru controlul versiunilor, deoarece aveți o urmărire de audit a modificărilor efectuate, când au fost făcute și de către cine. De asemenea, este util dacă ați făcut modificări, ați dormit pe el, v-ați răzgândit sau doriți să le anulați.

Cum să vedeți cine v-a partajat documentul Google

De asemenea, puteți vedea cine a distribuit documentul dvs. Google și când. În plus, setările de partajare vă oferă un control mai bun asupra accesului la documente.

1. Accesați drive.google.com .
   
2. Faceți clic pe Discul meu din stânga.
   
3. Faceți clic pe butonul mic i din colțul din dreapta sus.
   
4. Acum, faceți clic pe Activitate .
   
5. Faceți clic pe fiecare fișier sau folder individual sau examinați totul folosind bara de defilare. Aceasta vă va arăta cine v-a distribuit documentul.
   

De asemenea, puteți verifica din interiorul documentului selectând Partajare. Numele unor persoane vor apărea în fereastra pop-up. Dacă ați partajat fișierul cu mai mulți utilizatori decât cei enumerați, faceți clic pe un nume și va apărea lista tuturor persoanelor.

Gânduri finale

Capacitatea dvs. de a determina cine a vizualizat, distribuit și editat documentele dvs. este limitată dacă nu puteți accesa un cont G Suite; cu toate acestea, există încă modalități de a obține câteva informații de bază.

Urmând pașii furnizați în acest ghid, puteți vedea rapid și ușor cine a vizualizat, editat sau schimbat documentul dvs. Google Docs în orice fel. Aveți întrebări, experiență sau sfaturi despre vizualizarea activității pe Google Docs? Lăsați un comentariu în secțiunea de mai jos.