Principiile de bază ale managementului cunoștințelor pe care toată lumea ar trebui să le cunoască

Cum înțelegi fluxul de informații pe care îl întâlnești zilnic în calitate de lucrător al cunoașterii sau de învățat pe tot parcursul vieții? Răspunsul constă în managementul cunoștințelor personale (PKM) — un sistem care vă ajută să capturați, să organizați și să utilizați eficient ceea ce învățați.

Ce este managementul cunoștințelor personale? De ce este important?

Managementul cunoștințelor personale (PKM) este o abordare structurată și intenționată pentru colectarea, organizarea și utilizarea informațiilor dintr-o varietate de surse, inclusiv experiență personală, cărți, articole, podcasturi, rețele sociale etc.

Un sistem personal de management al cunoștințelor vă ajută să faceți aceste cunoștințe accesibile și acționabile, permițându-vă să stabiliți conexiuni semnificative și să utilizați ceea ce știți pentru a crea, rezolva probleme sau luați decizii mai bune.

PKM abordează una dintre limitările majore ale creierului: capacitatea de a păstra amintiri. Deși creierul nostru este grozav în a genera idei, a forma conexiuni și a rezolva probleme, ele nu sunt optimizate pentru stocarea și regăsirea informațiilor, mai ales pe termen lung – ceva care devine adesea mai evident pe măsură ce îmbătrânim.

Acesta este locul în care sistemul PKM este la îndemână, crescându-ți productivitatea prin construirea unui al doilea creier pentru a-ți completa abilitățile cognitive.

Majoritatea oamenilor au deja instalat o formă de sistem de management al cunoștințelor, totuși, uneori sunt ineficiente sau fragmentate.

De exemplu, înainte să știu despre PKM , am creat un grup privat WhatsApp — fără membri — în care stocam gânduri aleatorii, citate din cărți și idei pe care nu voiam să le uit. Deși funcționează temporar, nu poate fi extins sau sortat, iar găsirea unor note specifice mai târziu devine o provocare.

Un punct de plecare excelent pentru optimizarea sistemului dvs. de management personal este înțelegerea componentelor sau principiilor sale de bază.

Colectați și stocați cunoștințe

Achiziția și stocarea cunoștințelor implică colectarea de informații din diverse surse și stocarea lor într-un sistem extern de încredere. Creierul nostru este mai bun în a genera idei decât în ​​a le stoca, așa că scopul este de a le transfera într-un sistem extern.

Unele metode eficiente de adunare și stocare a cunoștințelor includ:

• Luarea notițelor : este posibil să preferați o metodă similară de a scrie într-un caiet fizic sau să utilizați aplicații dedicate pentru luarea de note sau instrumente de gestionare a cunoștințelor personale precum Apple Notes, Google Keep, Obsidian sau Logseq.
• Marcaj : Salvați articole, videoclipuri sau alte resurse online cu instrumente de citire mai târziu, cum ar fi Pocket, Instapaper sau Readwise, pentru a stoca informații valoroase pentru o utilizare ulterioară.
• Înregistrări audio/video : utilizați instrumente de înregistrare vocală sau aplicații de videoconferință precum Zoom sau Microsoft Teams pentru a înregistra întâlniri, interviuri sau prelegeri.

Indiferent de modalitatea pe care o alegeți, cheia este să înregistrați totul într-un singur loc central - sau cel puțin să vă asigurați că în cele din urmă va fi stocat acolo. Un sistem distribuit, în care notele sunt împrăștiate pe mai multe caiete, aplicații sau coli de hârtie, face recuperarea dificilă și „subminează” scopul PKM.

Instrumentul dvs. de înregistrare ar trebui să fie ușor accesibil, cum ar fi un notebook de buzunar sau o aplicație care se sincronizează pe mai multe dispozitive, deoarece ideile vin adesea atunci când vă așteptați mai puțin, așa că este important să aveți un sistem la care să puteți trece rapid. În această etapă, este posibil să nu trebuie să vă faceți griji cu privire la stocarea perfectă a notelor sau ideilor, deoarece veți avea timp să faceți acest lucru în etapa următoare.

Organizarea și recuperarea cunoștințelor

Acest pas vă asigură că cunoștințele dvs. colectate sunt organizate într-un mod care ușurează recuperarea atunci când este necesar, realizarea de conexiuni semnificative și utilizarea eficientă. Pentru a organiza sau procesa informațiile în mod eficient, gândiți-vă la modul în care viitorul vostru sine ar accesa și înțelege aceste informații. Un sistem PKM bine organizat va face două lucruri principale:

• Prioritizează relevanța : nu toate informațiile merită păstrate. Organizarea vă permite să filtrați ceea ce este important și să eliminați restul.
• Stimulați acțiunea : cunoștințele organizate sunt mai ușor de înțeles și aplicat, fie că este vorba despre transformarea notelor de întâlnire în sarcini acționabile, aprofundarea învățării sau sintetizarea ideilor pentru un proiect.

Deci, doriți să creați o structură logică și coerentă atunci când organizați informațiile. Acest sistem ar trebui să fie adaptat nevoilor dumneavoastră individuale și fluxului de lucru. Iată câteva abordări de luat în considerare:

• Foldere și etichete : Folosiți foldere sau etichete pentru a grupa informațiile legate. De exemplu, puteți organiza note după proiect, subiect sau zonă de interes (de exemplu, proiecte de lucru,
• Dezvoltare personală sau Sănătate și fitness). Etichetele adaugă un anumit strat, astfel încât să puteți căuta cu ușurință notele după cuvinte cheie.
• Conectare : utilizați instrumente care facilitează conectarea notelor sau ideilor (cum ar fi Obsidian sau Logseq). Aceasta simulează modul în care funcționează creierul tău, creând o rețea de conexiuni care te ajută să vezi relațiile dintre diferitele cunoștințe.
• Adăugați context relevant : cum ar fi data, ora, locația sau sursa - furnizați un cadru de referință care vă poate ajuta să vă amintiți. De asemenea, încercați să rezumați informațiile în propriile cuvinte, deoarece acest lucru vă ajută să vă implicați cu materialul, asigurându-vă totodată că înțelegeți cu adevărat informațiile.

Când vă organizați sistematic cunoștințele, creați o structură logică care vă permite să găsiți, să regăsiți și să utilizați rapid informații. Pe măsură ce adunați mai multe cunoștințe și nevoile dvs. evoluează, structura dvs. PKM se va adapta pentru a se adapta la noile fluxuri de lucru, priorități și instrumente.

Distribuirea și aplicarea cunoștințelor

Managementul cunoștințelor personale prinde cu adevărat viață atunci când informațiile sunt partajate și aplicate. Una dintre cele mai eficiente moduri de a consolida ceea ce ați înțeles și învățat este să le împărtășiți altora. Acest lucru poate fi prin predare, colaborare cu colegii sau discuții ocazionale.

Dincolo de partajare, valoarea unui sistem de management al cunoștințelor personale constă în capacitatea sa de a vă informa deciziile și de a ghida acțiunile. Puteți transforma informațiile stocate în sistemul dvs. PKM în liste de activități sau obiective. De exemplu, e-mailurile și notele întâlnirilor pot deveni sarcini acționabile, în timp ce notele din caietul de conducere pot fi folosite pentru a îmbunătăți dinamica echipei.

În cele din urmă, sistemul dvs. personal de management al cunoștințelor poate deveni un instrument puternic pentru rezolvarea creativă a problemelor prin descoperirea de conexiuni între idei aparent fără legătură. Acest lucru vă permite să descoperiți soluții creative care nu sunt evidente.

Pe scurt, un sistem de management al cunoștințelor personale bine conceput este un cadru pentru captarea, organizarea și aplicarea cunoștințelor pentru a îmbunătăți învățarea, luarea deciziilor și creativitatea. Prin integrarea acestor principii în rutina dvs., puteți transforma ideile disparate în perspective semnificative și rezultate acționabile.