Cum să creați un instrument de urmărire a cheltuielilor lunare pe Foi de calcul Google

Finanțele pot fi o sarcină descurajantă, dar datorită Foilor de calcul Google , urmărirea cheltuielilor dvs. nu trebuie să fie o bătaie de cap. De asemenea, nu trebuie să investiți într-un alt software.

Cu un simplu instrument de urmărire a cheltuielilor construit cu Google Sheets, vă puteți urmări cheltuielile și vă puteți asigura că nu cheltuiți în exces.

Cuprins

• Ce ar trebui să includă instrumentul de urmărire a cheltuielilor?
• Creați meniuri derulante cu coduri de culoare pentru categoriile de cheltuieli în Foi de calcul Google
• Format instrument de urmărire
  • Formatul datei
  • Format lunar
  • Format valutar
• Creați un rezumat al costurilor folosind funcții
• Vizualizați costurile cu diagrame circulare și linii sparkline
• Folosiți filtre pentru a vedea categoriile de cheltuieli

Ce ar trebui să includă instrumentul de urmărire a cheltuielilor?

Urmărirea cheltuielilor dvs. poate părea o sarcină complicată dacă nu ați mai făcut-o până acum, dar păstrarea lucrurilor simple vă va ajuta să începeți. Începeți prin a crea două foi în foaia de calcul – una pentru a vă înregistra cheltuielile și cealaltă pentru a le rezuma și vizualiza.

Prima foaie de lucru trebuie să aibă cel puțin următoarele 5 coloane:

1. Locație : magazinul pe care l-ați vizitat
2. Categorie : Tipul articolului pe care l-ați achiziționat
3. Sumă : suma totală pe care ați plătit-o în acea tranzacție
4. Data : data la care ați făcut achiziția
5. Luna : luna în care se află data achiziției - această coloană va fi folosită pentru a genera rezumatul.

Poate doriți să mergeți mai profund și să urmăriți fiecare articol în mod individual, dar acest lucru va adăuga timp procesului și vă puteți pierde interesul. Dacă uitați adesea ce ați cumpărat dintr-un magazin, adăugați o coloană pentru note rapide, generale sau doar pentru a vă păstra chitanțele.

Creați meniuri derulante cu coduri de culoare pentru categoriile de cheltuieli în Foi de calcul Google

Puteți folosi lista derulantă din Foi de calcul Google pentru a adăuga categorii la tranzacțiile dvs. Acest lucru vă va permite să selectați rapid o opțiune cu doar câteva clicuri, în loc să trebuiască să o introduceți manual de fiecare dată. Acest lucru vă ajută, de asemenea, să păstrați consecvența introducerii, astfel încât să le puteți găsi și organiza cu ușurință mai târziu.

Puteți urma acești pași:

1. Evidențiați coloana Categorie . Țineți apăsat CMD sau CTRL , debifați celula antet.
2. Faceți clic dreapta cu mouse-ul sau trackpad-ul. Sau accesați Inserați în meniul de sus. Faceți clic pe Dropdown . Făcând acest lucru, se va deschide bara laterală.
3. Introduceți categoriile pe care doriți să le includeți în câmpul de text. Făcând clic pe Adăugați alt element, veți genera opțiuni suplimentare sau puteți apăsa Enter sau Return de pe tastatură.
4. Codați-vă categoriile cu culori utilizând meniul drop-down din stânga câmpului de text și apăsați Terminat .

Apoi, dacă doriți să reveniți și să editați sau să adăugați la lista drop-down, puteți găsi din nou meniul făcând clic dreapta pe una dintre celule și selectând din nou Dropdown . De asemenea, îl puteți accesa prin meniul Date din partea de sus a ecranului, unde selectați Data validation . Acum veți găsi o listă de reguli și puteți selecta regula pe care doriți să o utilizați.

Format instrument de urmărire

Dacă vrei să păstrezi formatarea datei și a monedei consecventă în fiecare celulă din Foile de calcul Google, iată cum poți face acest lucru:

Formatul datei

Dacă utilizați o coloană de dată și doriți să mențineți lucrurile consecvente, puteți adăuga o formatare specifică celulelor dvs. Pentru a face acest lucru:

1. Selectați întreaga coloană după litera din partea de sus.
2. În bara de instrumente, faceți clic pe Mai multe formate - simbolul său este 123 .
3. Selectați data - lângă acesta este un exemplu despre cum va afișa data.

Alternativ, puteți face acest lucru accesând meniul Format din partea de sus și sub Număr , selectați Data sau Data și ora personalizate .

Format lunar

În loc să introduceți luna de fiecare dată când introduceți orice tranzacție, este mai bine să utilizați funcția TEXT care extrage și afișează automat numele lunii de la data achiziției. Pentru a face acest lucru, mergeți la primul rând din coloana Lună și introduceți următoarele:

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

Deci, dacă data este în celula D2, formula ar arăta astfel:

=TEXT(D2, "mmm")

Aceasta va returna primele trei litere ale lunii în coloana Lună. După ce aplicați la prima celulă, puteți evidenția prima celulă și trageți în jos pentru a aplica altor celule din coloană.

Format valutar

Pentru a adăuga formatarea monedei la o coloană cu sumă, selectați întreaga coloană > Mai multe formate și faceți clic pe semnul dolarului ($) din bara de instrumente. De asemenea, puteți găsi opțiunea în meniul Format sub Număr . Aici puteți selecta Moneda , Moneda rotunjită și Moneda personalizată .

Monedele personalizate vă permit să comutați modul în care sunt afișate zecimale și simboluri, să specificați tipul de dolari pe care îl utilizați sau să alegeți o monedă complet diferită.

Creați un rezumat al costurilor folosind funcții

După ce ați creat o foaie de lucru pentru a vă înregistra cheltuielile, treceți la o nouă foaie de lucru pentru a rezuma cheltuielile.

Din celulele B1 la M1, introduceți primele trei litere ale numelui fiecărei luni. Coloana N va fi folosită pentru totalul categoriei. În mod similar, din a doua celulă a coloanei A, începeți să introduceți categoriile de cheltuieli.

Asigurați-vă că includeți aceleași categorii ca și în lista derulantă a primei foi. După introducerea tuturor categoriilor, următoarea celulă din coloană va fi folosită pentru Total lunar.

Acum că aveți structura de bază, este timpul să utilizați funcția SUMIFS pentru a completa rezumatul. Această funcție va însuma intervalul selectat dacă sunt îndeplinite mai multe condiții.

În celula B2, introduceți formula

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

Apoi, faceți absolut toate referințele de celule selectând referința de celulă și apăsând F4 . Apoi, eliminați semnul $ care apare înainte de 2 (în A2) și B (în B1).

În exemplu, funcția ar arăta astfel:

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

După ce ați introdus formula, selectați celula B2 și trageți în jos până la ultima celulă dinaintea rândului Total lunar. Apoi selectați întregul interval de la celula B2 până la ultima celulă înainte de Totalul lunar și trageți la dreapta până la coloana M.

Apoi, în coloana N2 , introduceți formula =SUM(B2:M2) și trageți în jos. În mod similar, utilizați funcția SUM în Total lunar pentru a aduna cheltuielile tuturor categoriilor efectuate într-o anumită lună.

Acum, ori de câte ori adăugați cheltuieli la prima foaie, Foi de calcul Google va continua să le adauge la luna și categoria relevante din rezumat. În plus, puteți vedea cât cheltuiți în fiecare lună și cât ați cheltuit pe o anumită categorie în timpul anului.

Vizualizați costurile cu diagrame circulare și linii sparkline

Pentru a înțelege mai bine obiceiurile dvs. de cheltuieli, vă puteți vizualiza cheltuielile folosind Foi de calcul Google.

Mai întâi, adaugă un pictogramă pentru a vedea cum se modifică lunar cheltuielile pentru o anumită categorie. În celula O2, introduceți formula de mai jos:

=SPARKLINE(B2:M2)

Apoi derulați în jos până la ultima categorie. De asemenea, puteți personaliza aspectul sparkline.

Apoi, adăugați o diagramă circulară pentru a vedea o defalcare detaliată pe categorii de costuri totale. Pentru a face acest lucru, selectați Inserare >  Diagramă . Aceasta va adăuga o nouă diagramă și va deschide editorul de diagrame în bara laterală.

Din lista derulantă cu tipuri de diagramă, selectați Diagramă circulară sau Diagramă circulară 3D . În Interval de date , adăugați intervalul N1:N8 (sau oricare ar fi ultima dvs. celulă). Apoi faceți clic pe Adăugați etichetă și pe pictograma 4 pătrate pentru a selecta intervalul de date pentru etichetă.

Aici, introduceți intervalul A1:A8 . Sheets va afișa acum o diagramă circulară care arată defalcarea costurilor.

Folosiți filtre pentru a vedea categoriile de cheltuieli

Dacă doriți să sortați sau să ascundeți tranzacțiile, puteți adăuga filtre în Foile de calcul Google. Pentru a face acest lucru, selectați coloana după care doriți să sortați și faceți clic pe pictograma Creați un filtru din bara de instrumente. Trei linii vor apărea lângă antetul coloanei.

Faceți clic pe cele trei rânduri și veți vedea o listă de opțiuni. În coloanele de categorii, puteți folosi Filtrare după valoare pentru a afișa rapid o categorie, utilizați caseta de selectare de sub titlu pentru a le selecta și deselecta după nume.

De asemenea, puteți utiliza Sortare de la A la Z în coloana sumei pentru a vedea tranzacțiile dvs. de la cel mai puțin costisitor la cel mai scump sau Sortare de la Z la A pentru a sorta invers.

Cu acest simplu instrument de urmărire a cheltuielilor, vă puteți gestiona bine cheltuielile. În plus, spre deosebire de șabloanele pe care le descărcați de pe Internet, dacă ceva nu merge bine cu foaia de calcul, veți ști exact cum să o remediați.

Puteți folosi aplicația Foi de calcul Google de pe telefon pentru a introduce cu ușurință tranzacții din mers. Astfel, nu trebuie să te ocupi cu totul la sfârșitul lunii. Mai bine, puteți crea o foaie de calcul pentru a vă planifica cheltuielile în avans.