Cum să adăugați o listă derulantă în Excel

Excel este util în organizarea și analiza datelor colectate într-un singur loc. Cu toate acestea, pe măsură ce informațiile dvs. colectate devin din ce în ce mai complexe, acuratețea datelor dvs. poate avea de suferit. Introducerea listelor drop-down în foaia de calcul Excel vă poate ajuta să simplificați și să eficientizați introducerea datelor, să reduceți erorile și să mențineți coerența în foaia de calcul.

Acest articol vă va arăta cum să creați o listă derulantă în Excel într-un proces pas cu pas pentru a ușura introducerea datelor.

Crearea unei liste derulante

Există două moduri principale de a crea o listă derulantă în Excel: validarea datelor și utilizarea tabelelor Excel. Acest articol vă va ghida prin ambele metode pentru a vă oferi o înțelegere a modului de a crea o listă drop-down.

Utilizarea validării datelor

Validarea datelor este o caracteristică din Excel care vă va permite să stabiliți o restricție asupra datelor care pot fi introduse într-o celulă. Validările de date pot fi utilizate pentru a crea o listă derulantă urmând acești pași:

1. Faceți clic pe celula în care doriți să adăugați lista drop-down.
   
2. Găsiți și selectați fila „Date” din panglica Excel.
   
3. În grupul „Instrumente de date”, faceți clic pe „Validare de date”, unde va apărea o casetă de dialog.
   
4. În această casetă de dialog, navigați la fila „Setări”.
   
5. Faceți clic pe meniul derulant „Permite” și alegeți „Lista”. Acest lucru îi spune Excel că doriți să faceți o listă de opțiuni.
   
6. Din câmpul „Sursă”, puteți introduce direct lista de opțiuni sau puteți evidenția celulele care conțin opțiunile dvs.
   
7. Odată ce opțiunile au fost introduse, apăsați „OK” pentru a aplica validarea.
   

După ce ați aplicat validarea datelor și ați făcut clic pe celula selectată, va apărea o mică săgeată derulantă. Făcând clic pe săgeată, puteți alege una dintre opțiunile din listă.

Folosind metoda de validare a datelor, puteți crea o listă derulantă simplă în Excel. Pe de altă parte, dacă utilizați un set de date mai complicat sau mai mare, folosirea tabelelor Excel este o opțiune mai bună.

Personalizarea listelor derulante

Când este creată lista derulantă, o puteți edita după cum și când doriți. De exemplu, dacă lista dvs. conține produse pentru o companie, puteți introduce produse noi prin lista sursă sau, alternativ, le puteți elimina ștergându-le din lista sursă. În plus, puteți edita articolele aflate deja în listă sau puteți specifica restricții de introducere a datelor pentru a limita informațiile suplimentare care pot fi adăugate.

Adăugarea/eliminarea elementelor dintr-o listă derulantă

Dacă doriți să adăugați sau să eliminați opțiuni din lista verticală, urmați acești pași:

1. Deschideți foaia de lucru cu lista dvs. verticală.
2. Faceți clic pe celula cu lista verticală.
   
3. Accesați fila „Date”.
   
4. Faceți clic pe „Validarea datelor”.
   
5. În lista „Sursă” a casetei de validare a datelor, adăugați elementele noi separate prin virgule sau eliminați elementele pe care doriți să le ștergeți.
   
6. Faceți clic pe „OK” pentru a salva modificările.
   

Lista derulantă va include acum elementele noi sau, dacă ați șters elemente, acestea nu vor mai apărea în lista derulantă a foii de lucru.

Editarea elementelor dintr-o listă derulantă

Pentru a edita orice elemente dintr-o listă derulantă, urmați acești pași:

1. Deschideți foaia de lucru care conține lista verticală.
2. Selectați celula cu lista verticală.
   
3. Accesați fila „Date”.
   
4. Navigați la „Validarea datelor”.
   
5. În lista „Sursă” a casetei de validare a datelor, editați elementele după cum este necesar.
   
6. Faceți clic pe „OK” pentru a salva modificările. Elementele editate vor apărea acum în lista verticală.
   

Specificarea restricțiilor de introducere a datelor

Pentru ca datele să fie introduse corect în formatul pe care doriți să îl utilizați, puteți seta restricții specifice privind tipul de informații pe care utilizatorii le pot introduce.

Aceasta poate include formatul sau lungimea unei celule, de exemplu, dacă lista dvs. conține o gamă de produse disponibile, acestea trebuie să introducă un produs valid. Dacă nu introduc un produs valid, vor primi un mesaj de eroare.

Specificând restricțiile de introducere a datelor, puteți modifica textul mesajului de eroare pentru a le spune utilizatorilor să introducă informațiile corecte în formatul potrivit. Acest lucru va ajuta atât experiența utilizatorului, cât și vă va oferi rezultate mai precise.

Mai jos este o listă cu cum să specificați restricțiile de introducere a datelor:

1. Selectați celula pentru care doriți să aplicați validarea datelor.
   
2. Navigați la fila „Date”.
   
3. Faceți clic pe „Validarea datelor”.
   
4. În fila „Setări” din caseta de validare a datelor, introduceți criteriile de validare dorite.
   
5. Configurați criteriile în funcție de nevoile dvs. De exemplu, dacă trebuie să limitați intrarea la date dintr-un interval specific, selectați „Data” ca criteriu de validare și alegeți datele de început și de sfârșit pe care le doriți.
   
6. Includeți un mesaj de intrare și o alertă de eroare dacă este necesar.
   
7. Faceți clic pe „OK” pentru a salva și a aplica noile setări.
   

Folosind aceste opțiuni, puteți ajusta lista derulantă pentru a se potrivi nevoilor specifice ale proiectului dumneavoastră.

Sfaturi utile atunci când utilizați listele drop-down

Acum că știți cum să vă creați lista drop-down în Excel, ar trebui să învățați cum să o utilizați eficient pentru a obține maximum de eficiență din datele dvs. Iată câteva sfaturi pentru utilizarea listelor dvs. derulante:

Păstrați listele actualizate

Actualizați-vă în mod regulat foaia de lucru cu cele mai recente informații disponibile pentru a menține rezultate precise și integritatea datelor.

Protejați-vă foaia de lucru

Adăugați o parolă la foaia de lucru generală pentru a opri modificările neautorizate ale datelor dvs. derulante. De asemenea, puteți bloca celule individuale, astfel încât nimeni să nu poată modifica informațiile incluse în lista dvs.

În plus, făcând clic dreapta pe fila în care este conținută lista de validare a datelor, apoi apăsând „ascunde” va ascunde fila, astfel încât este mai dificil pentru alți utilizatori să o găsească și să o modifice.

Antrenează-ți utilizatorii foii de lucru

Oferiți utilizatorilor o descriere a modului în care foaia de lucru este utilizată corect, astfel încât să poată profita de toate informațiile disponibile.

Stăpânirea listelor dvs. derulante

Includerea unei liste derulante în foile de calcul nu numai că îmbunătățește experiența utilizatorului în ceea ce privește introducerea datelor, dar asigură, de asemenea, că datele introduse sunt corecte și într-un format valid pentru a le analiza în mod corespunzător. Datorită cât de ușor sunt de editat listele drop-down, puteți actualiza sau elimina opțiuni după caz, menținând în același timp un nivel ridicat de control prin protecția foii și blocarea celulelor, pentru a vă asigura că utilizatorii neautorizați nu pot modifica lista sursă.

Folosind pașii furnizați în acest articol pentru a vă crea propriile liste derulante pe Excel, vă puteți face proiectele private sau profesionale mai capabile să vă rezolve provocările legate de date.

Ați folosit vreunul dintre sfaturile incluse în acest articol pentru a vă ajuta să vă construiți listele drop-down? Dacă da, cu ce te-au ajutat? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos.