Cum se sortează în Excel

Deși majoritatea organizațiilor colectează date pentru a ajuta la luarea deciziilor, acestea ajung adesea în Excel într-un format dezorganizat. Ca atare, ar putea fi greu de înțeles relațiile, modelele și tendințele din cadrul datelor.

Din fericire, puteți face diverse lucruri, cum ar fi adăugarea de tabele și rotunjirea celulelor în Excel , dar cum sortați datele? Ești în locul potrivit dacă nu ai folosit niciodată Excel în acest scop. Acest articol explică cum să sortați datele în Excel, fie într-un grup sau într-o foaie de calcul întreagă. 

Ce trebuie să știți despre sortarea datelor în Excel

Sortarea cu succes a datelor în Excel necesită să pregătiți foaia de calcul în diferite moduri. În primul rând, ar trebui să eliminați celulele goale, deoarece Excel le va sorta, afectând totalurile și alte elemente formulate.

Apoi, datele din coloane ar trebui să fie de același tip. De exemplu, dacă o coloană include date, nicio altă formă de date, cum ar fi textul sau numerele, nu ar trebui să fie în intervalul de celule, sau sortarea nu va eșua.

De asemenea, poate doriți să verificați și să eliminați duplicatele în Excel înainte de a sorta orice celule sau coloane pentru a confirma că nimic nu merge prost după sortare.

În cele din urmă, este esențial să aveți o copie de rezervă a datelor în cazul în care ceva nu merge bine în timpul procesului. 

Sortarea datelor alfabetic în Excel

Dacă aveți o coloană simplă pe care trebuie să o sortați alfabetic, puteți selecta celulele și alegeți opțiunile de sortare. Cu toate acestea, Excel sortează doar celulele alese, ceea ce poate distruge o întreagă foaie de calcul.

Dacă opțiunea de mai sus funcționează pentru tine, este grozav. Dacă nu, aveți două opțiuni:

• Pentru foile de calcul cu întreruperi între rânduri sau mai multe anteturi într-o coloană , selectați celulele coloanei pe care doriți să le sortați (în coloana aleasă), inclusiv toate rândurile asociate, apoi alegeți opțiunile de sortare.
  
• Pentru foile de calcul mari, fără spații între rânduri , puteți selecta întreaga foaie de calcul (utilă când sunt incluse anteturi), puteți specifica coloana de sortat și apoi alegeți opțiunile de sortare.
  

Ambele opțiuni de sortare Excel de mai sus mută toate datele de rând împreună cu datele de coloană sortate pentru a menține toate asocierile la locul lor. Iată cum să le faci pe amândouă.

Cum să sortați o secțiune de date alfabetic în Excel

1. Pentru a sorta o coloană într-o secțiune, evidențiați toate rândurile și coloanele care includ datele coloanei pe care doriți să le sortați. Nu selectați niciun antet.
2. Selectați fila Date  din bara de meniu pentru a deschide Panglica aferentă de sub ea.
3. Alegeți Sortare  pentru a deschide meniul de dialog de sortare. Nu folosiți „AZ” sau „ZA” deoarece folosesc opțiunile setate în prezent din meniul Sortare  , ceea ce ar putea încurca totul.
4. Debifați caseta Datele mele au anteturi dacă nu ați făcut-o deja.
5. Alegeți coloana de sortare din lista derulantă Coloane  .
6. Alegeți Valori celule din lista verticală Sort On  .
7. Faceți clic de la A la Z sau de la Z la A  ca metodă de sortare din lista derulantă „Comandă”. Celulele cu litere și numere vor fi sortate în funcție de ordinea de la stânga la dreapta.
8. Faceți clic pe OK  pentru a salva setările de sortare.
9. Excel va afișa acum rezultatele sortate alfabetic. Rândul de date al fiecărei coloane se mută, de asemenea, cu celulele sortate.

Cum să sortați o coloană de date alfabetic în Excel

Spre deosebire de sortarea unei secțiuni de date, sortarea unei coloane necesită selectarea întregii foi de calcul. Dacă selectați coloana, numai acele date se mută, ceea ce amestecă întreaga foaie de calcul. Dacă aveți mai mult de un antet într-o coloană, trebuie să utilizați procesul de mai sus care sortează secțiunile. Odată ce întreaga foaie este selectată, puteți alege coloana de sortare și toate celelalte opțiuni de sortare urmând pașii de mai jos.

1. Deschideți foaia de calcul și faceți clic pe butonul Selectați tot  din colțul din stânga sus al foii, chiar sub „caseta cu nume”.
   
2. Faceți clic pe fila Date  din bara de meniu pentru a deschide panglica aferentă de opțiuni de sub aceasta.
3. Alegeți Sortare  pentru a deschide meniul de dialog de sortare. Nu faceți clic pe „AZ” sau „ZA” în Panglică, deoarece reacţionează pe baza setărilor curente găsite în meniul Sortare  . Asta ar putea încurca totul.
   
4. Bifați caseta Datele mele au antete  din caseta de dialog Sortare, deoarece toate anteturile au fost selectate. Rețineți că puteți avea doar un antet pe coloană. În caz contrar, va trebui să sortați în funcție de secțiuni utilizând procesul de mai sus.
5. Alegeți coloana de sortare din lista derulantă Coloane  . Ar trebui să afișeze numele antetului în loc de literele coloanelor.
6. Selectați Valori celule din lista verticală Sort On  .
   
7. Alegeți de la A la Z sau de la Z la A ca opțiune de sortare din lista derulantă Comandă  . Celulele cu numere și litere vor fi sortate folosind ordinea de la stânga la dreapta, astfel încât „IN0119” și „IN0118” vor fi sortate ca „IN0018” urmat de „IN0019” atunci când utilizați opțiunea „A la Z”.
8. Faceți clic pe OK când ați terminat. Foaia de calcul va apărea sortată alfabetic în funcție de coloana selectată. Dacă ați greșit sau nu v-au plăcut rezultatele, utilizați opțiunea Anulare  .

Ce trebuie să știți despre sortarea datelor numeric sau cronologic în Excel

Sortarea datelor numeric sau cronologic nu este mult diferită de cea alfabetică, dar aveți diferite opțiuni de sortare. Excel identifică datele în celule și vă prezintă opțiunile de sortare pe baza acestor criterii. Ca și în cazul tuturor opțiunilor de sortare, ștergeți celulele și rândurile goale din documentul dvs. Excel sau va afecta rezultatele sortate.

Datele vă vor oferi versetele „de la cel mai vechi la cel mai nou” și „de la cel mai nou la cel mai vechi” „A la Z” și „Z la A”. Numerele vă vor da „de la cel mai mic la cel mai mare” și de la „de la cel mai mare” la cel mai mic.”

În funcție de dacă trebuie să sortați o secțiune numeric/cronologic sau o întreagă coloană, consultați procesele de mai jos.

Cum să sortați o secțiune de date numeric/cronologic în Excel

Sortarea unei secțiuni de date în mod cronologic (adică, date) sau numeric (adică, numere) este similară cu sortarea lor alfabetică, cu excepția faptului că opțiunile de sortare sunt diferite.

1. Pentru a sorta o secțiune de coloană numeric/cronologic într-o secțiune de date, selectați rândurile care includ datele coloanei pe care doriți să le sortați, dar nu selectați niciun antet.
   
2. Faceți clic pe fila Date  din bara de meniu. Această acțiune deschide Panglica corespunzătoare de opțiuni de sub ea.
3. Alegeți Sortare  pentru a deschide meniul de dialog de sortare. Nu faceți clic pe „AZ” sau „ZA” în Panglică, deoarece reacţionează pe baza setărilor curente găsite în meniul Sortare  . Asta ar putea încurca totul.
   
4. Debifați caseta Datele mele au antete  dacă nu ați făcut-o deja, deoarece nu ați selectat niciun antet la pașii anteriori. Este o modalitate mai curată de sortare.
5. Alegeți coloana de sortare găsită în lista derulantă Coloane  .
   
6. Selectați Valori celule din lista verticală Sort On  .
7. Alegeți De la cel mai vechi la cel mai nou sau de la cel mai recent la cel mai vechi ca opțiune de sortare din lista derulantă Comandă  .
   
8. Faceți clic pe OK  pentru a salva setările de sortare. Veți vedea coloana secțiunii sortată cronologic sau numeric. Toate rândurile ar trebui să apară cu celulele coloanei corespunzătoare.

Cum să sortați mai multe coloane în Excel

Uneori, este posibil să aveți nevoie de mai multe criterii de sortare pentru a face datele mai interpretabile. Cu toate acestea, sortarea mai multor coloane poate rearanja datele incorect, în funcție de aspectul foii de calcul.

Sortarea multiplă ar trebui să se bazeze pe o sortare primară urmată de o ordine de sortare precisă, cum ar fi „Data achiziției” urmată de „Categoria de produs”, urmată de „Secțiunea departament”.

Exemplul de mai sus înseamnă că Excel va sorta mai întâi în funcție de datele de achiziție și apoi de categoriile de produse din fiecare dată de achiziție aferentă. În acest moment, veți vedea toate categoriile de produse de articole achiziționate listate cronologic sub fiecare dată.

Concluzia este că Excel sortează în funcție de ordinea pe care o stabiliți, așa că sortează mai întâi coloana „Data achiziției” și apoi coloana „Categorii de produse” în cadrul fiecărei date.

În orice caz, cel mai bine este să copiați foaia de calcul, să lucrați la duplicat din motive de comparație și să protejați datele originale împotriva corupției.

1. Deschideți foaia de calcul relevantă și selectați orice celulă, apoi navigați la bara de meniu din partea de sus și faceți clic pe fila Date  .
   
2. Selectați Sortare  în bara de meniu din partea de sus pentru a deschide caseta de dialog Sortare.
3. Accesați secțiunea Coloană  din caseta de dialog și faceți clic pe  meniul derulant Sortare după . Alegeți coloana de sortare principală.
4. Selectați meniul derulant Sort On  și alegeți Cell Values.
   
5. Faceți clic pe meniul derulant Comanda  și selectați criteriile de sortare pe care doriți să le utilizați.
6. Deplasați-vă în colțul din stânga sus și selectați Adăugați nivel.  Aceasta adaugă o nouă secțiune de sortare.
   
7. În secțiunea Coloană, faceți clic pe meniul drop-down Apoi după  și alegeți următoarea coloană pe care doriți să o sortați. Aceasta va fi funcția de sortare secundară care sortează în prima.
8. Faceți clic pe meniurile derulante Sortare după și Comandă  și alegeți criteriile preferate.

Rețineți, coloana pe care o alegeți mai întâi devine cheia de sortare principală. Al doilea sortare filtrează în primul, iar al treilea filtrează în al doilea. Dacă sortarea celei de-a doua sau a treia coloană interferează cu criteriile pe care le-ați setat pe prima coloană, aceasta va rămâne nesortată.

Cum să sortați datele în comandă personalizată în Excel

Poate doriți să sortați datele folosind o opțiune care nu este listată în Excel în mod implicit, cum ar fi sortarea după Mic , Mediu , Mare și X-Mare . Sortarea alfabetică le plasează într-o ordine incorectă, iar sortarea numerică/cronologică nu este aplicabilă. În acest caz, puteți crea o ordine de sortare personalizată.

1. Deschideți foaia de calcul cu datele pe care doriți să le sortați.
2. Navigați la bara de instrumente din partea de sus și selectați Date.
   
3. Alegeți opțiunea Sortare  din bara de meniu.
4. Accesați secțiunea „Coloană”, faceți clic pe meniul derulant Sortare după  și alegeți coloana de sortare principală.
   
5. În meniul derulant Sort On  , alegeți Cell Values  ​​pentru a sorta în funcție de conținut.
   
6. Faceți clic pe meniul derulant Comanda  , apoi alegeți de la A la Z sau de la Z la A  ca criterii de sortare.
7. Pentru a adăuga o sortare secundară, faceți clic pe butonul Adăugare nivel  .
8. Urmați pașii anteriori de sortare: setați opțiunile Sortare după , Sortare pe și Comandă  , apoi apăsați OK.
   

Cum să sortați un rând în Excel

Structura principală a Excel organizează datele în coloane. Cu toate acestea, uneori, datele dvs. pot avea un aspect orizontal în care fiecare rând conține un atribut diferit al setului de date. În acest caz, modul logic de organizare a datelor este prin sortarea rândurilor.

Iată cum se face:

1. Cu datele pe care doriți să le sortați deschise pe foaia de calcul Excel, apăsați cursorul pe prima celulă a rândului pe care doriți să o sortați și trageți-l pentru a selecta toate celulele cu date. 
   
2. Accesați bara de navigare din partea de sus și atingeți opțiunea Date  . 
   
3. Atingeți opțiunea Sortare  pentru a deschide o casetă de dialog cu opțiuni de sortare. 
4. Selectați Opțiuni în partea dreaptă sus a casetei de dialog. 
5. În caseta pop-up Opțiuni de sortare, selectați Sortare de la stânga la dreapta  și apăsați OK .
   
6. Treceți la secțiunea Sortare după  și apăsați meniul drop-down. 
7. Selectați Rândul 1 sau Rândul 2 sau orice rând pe care doriți să îl sortați și atingeți butonul OK  . Aceasta va sorta automat datele.
   

Sortați foaia de calcul

Datele nesortate nu au sens niciodată. Mai rău, organizarea manuală poate dura timp și poate duce la erori umane. Cu Excel, puteți sorta datele în orice format doriți și puteți crea criterii personalizate. 

Apoi, este posibil să doriți, de asemenea, să aflați despre cum să utilizați VLOOKUP în Excel pentru a găsi datele de care aveți nevoie.