De ce Checkbox este o caracteristică Excel subutilizată?

La suprafață, casetele de selectare Excel par o caracteristică foarte simplă - motiv pentru care sunt adesea trecute cu vederea. Dar atunci când este utilizată corect, această caracteristică trecută cu vederea vă poate transforma foile de calcul în documente interactive, ușor de utilizat. Să ne uităm la câteva exemple simple!

1. Creați sondaje și formulare interactive

Casetele de selectare Excel oferă o modalitate de a crea sondaje interactive și formulare care imită omologii lor online. Acest lucru simplifică colectarea datelor, făcându-le ideale pentru sondaje interne, chestionare simple sau colectarea de feedback.

Casetele de selectare permit, de asemenea, validarea datelor. De exemplu, puteți cere utilizatorilor să accepte să partajeze adresele lor de e-mail înainte de a le introduce.

Pentru a face acest lucru, urmați pașii de mai jos:

• Faceți clic pe caseta de text în care utilizatorul trebuie să introducă o adresă de e-mail.
• Selectați fila Date și faceți clic pe Validare date în secțiunea Instrumente de date a panglicii.
• În fila Setări , faceți clic pe meniul derulant de sub Permiteți și selectați Personalizat în meniu.
• În caseta de text de sub Formula , tastați un semn egal urmat de celula care conține caseta de selectare. În exemplu, formula este =C21 .
• Selectați fila Alertă de eroare .
• În caseta de text de sub Mesaj de eroare , introduceți mesajul pe care doriți să-l afișați dacă un utilizator încearcă să-și introducă adresa de e-mail fără a bifa caseta de selectare.
• Faceți clic pe OK pentru a închide caseta de dialog și a aplica modificările.

Dacă utilizatorul își introduce adresa de e-mail fără a bifa caseta de selectare, va primi un mesaj de eroare.

2. Urmăriți sarcinile și elementele importante

Nu trebuie să descărcați o aplicație separată pentru a crea o listă de activități. Puteți utiliza casetele de selectare Excel pentru a urmări sarcini, proiecte, articole de inventar sau participanți. De exemplu, puteți crea o listă de activități într-o foaie de calcul de planificare a evenimentelor cu casete de selectare pentru a marca sarcinile finalizate.

Pentru a face un pas mai departe, puteți utiliza funcția FILTER din Excel pentru a filtra anumite sarcini în funcție de faptul că sunt verificate sau nu. Creați o foaie nouă numită Sarcini în așteptare pentru a filtra sarcinile nefinalizate.

Într-o nouă foaie de lucru, selectați celula în care doriți să plasați formula FILTER. Sintaxa va arăta ca mai jos:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

În exemplul de mai sus, atât matricea, cât și domeniul de filtrare se află pe foaia de activități . Intervalul de matrice este B4:B9 , unde este descrierea sarcinii, iar intervalul de filtru este F4:F9 , unde sunt casetele de selectare. Deci formula reală arată astfel:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Practic, această formulă înseamnă că dorim să afișăm sarcinile care nu au fost verificate ca finalizate (echivalent cu FALSE ). Ghilimelele duble de la sfârșit îi spun formulei să nu afișeze nimic dacă nu există niciun rezultat. În acest fel, nu veți primi un mesaj de eroare atunci când celula este goală.

Presupunând că totul este configurat corect, toate sarcinile în așteptare vor apărea pe foaia Sarcini în așteptare . Ori de câte ori marcați o sarcină ca finalizată pe foaia de activități, aceasta dispare din foaia de sarcini în așteptare.

Puteți chiar să creați o altă foaie pentru a urmări sarcinile finalizate. Doar înlocuiți FALSE în formulă cu TRUE și ați terminat.

3. Aplicați formatarea condiționată pe baza casetei de selectare

Casetele de selectare vă permit, de asemenea, să aplicați formatare condiționată în Excel, făcând foile de calcul mai dinamice. De exemplu, puteți schimba culoarea de fundal în verde pentru a face sarcinile finalizate mai ușor de identificat.

• Selectați intervalul de celule pe care doriți să îl formatați.
• În secțiunea Stiluri din fila Acasă , faceți clic pe Formatare condiționată > Regulă nouă .
• În caseta de dialog, selectați Folosiți o formulă pentru a determina ce celule să formatați .
• Faceți clic în interiorul textului de mai jos Formatați valorile unde această formulă este adevărată , apoi faceți clic pe prima casetă de selectare. Acest lucru vă va oferi o formulă care indică acea casetă de selectare.
• Eliminați al doilea semn dolar din formulă. Ar arăta ca =$F4 .
• Faceți clic pe butonul Format .
• Selectați fila Umplere , alegeți culoarea în care doriți să se schimbe celula formatată și faceți clic pe OK .

Sfat : În Excel, semnul dolarului ($) indică o referință absolută. Când o formulă are atât rânduri absolute, cât și coloane, toate regulile de formatare sunt aplicate primei celule. Acesta este motivul pentru care al doilea semn dolar a trebuit să fie eliminat.

Acum, când faceți clic pe caseta de selectare, Excel va aplica automat formatarea condiționată.

Casetele de selectare din Excel pot face mai mult decât credeți. În timp ce articolul a acoperit câteva aplicații de bază, puteți explora utilizări mai complexe combinând casetele de selectare cu alte funcții și caracteristici Excel. Experimentați în foile de calcul pentru a le debloca întregul potențial!