Urmăriți modificările activate la redeschiderea unui document

Pentru a menține Urmărire modificări activată după redeschiderea unui document, deschideți documentul, alegeți Activată pentru mine și pentru toți utilizatorii din meniul Urmărire modificări și salvați sau permiteți editorului să salveze documentul. Opțiunea se aplică documentului curent și tuturor utilizatorilor săi; nu este o opțiune implicită personală, la nivel de cont, pentru fiecare fișier. Dacă aveți nevoie de urmărire doar pentru propria sesiune curentă, alegeți Activată pentru mine .

Distincția este importantă atunci când o schiță partajată trebuie să capteze editările în mod constant. În exemplul de mai jos, o echipă revizuiește un plan de proiect. Capturile de ecran sunt ilustrații ale interfeței; etichetele și comportamentul meniului respectă documentația actuală a ONLYOFFICE.

Ce înseamnă „implicit” în ONLYOFFICE Docs?

ONLYOFFICE oferă două modalități de activare a urmăririi: o opțiune la nivel de sesiune și o opțiune persistentă pentru document. „ Activat pentru mine” activează urmărirea pentru sesiunea de editare curentă, dar setarea se dezactivează atunci când reîncărcați sau redeschideți documentul. „ Activat pentru mine și pentru toți” activează urmărirea pentru toți utilizatorii și o menține activată atunci când documentul este reîncărcat sau redeschis.

Această persistență este un comportament la nivel de document. Ghidul oficial al utilizatorului descrie setarea „pentru mine și pentru toți” ca aplicându-se tuturor utilizatorilor atunci când documentul este reîncărcat. De asemenea, se precizează că un alt utilizator poate dezactiva setarea generală pentru toată lumea. Deci, acest lucru este potrivit pentru o schiță editorială sau un document de politici partajat, dar nu este o blocare neschimbabilă sau o preferință la nivel de chiriaș. Ghidul nu descrie o setare implicită universală per utilizator care pornește automat Urmărirea modificărilor în fiecare document nou.

Cum reușești să urmărești pentru toată lumea?

1. Deschideți documentul cu acces de editare. Găsiți documentul în serviciul de stocare conectat și deschideți-l în Editorul de documente ONLYOFFICE. Dacă fișierul este doar pentru vizualizare, solicitați proprietarului acestuia acces de editare sau de revizuire; un vizualizator nu poate face această modificare la nivel de document.
2. Deschideți meniul Urmărire modificări. Pe panglica superioară, selectați Colaborare , apoi faceți clic pe Urmărire modificări . În funcție de aspectul editorului, puteți utiliza și controlul de stare Urmărire modificări din colțul din dreapta jos al barei de stare. Dacă faceți clic pe control pentru a comuta direct urmărirea, deschideți meniul sau săgeata acestuia pentru a vedea opțiunile de domeniu.
3. Selectați „Activat pentru mine și pentru toți”. Nu selectați „Activat pentru mine” dacă și colegii trebuie să aibă activată urmărirea după redeschidere. Opțiunea globală are efect pentru documentul curent și pentru toți coautorii. ONLYOFFICE poate afișa o notificare deoarece setarea modifică starea documentului partajat.
4. Faceți o mică modificare intenționată. Adăugați un cuvânt sau o expresie scurtă într-o locație de testare sigură, apoi confirmați că inserarea apare ca o modificare urmărită. Aceasta verifică dacă urmărirea înregistrează de fapt modificările, nu doar dacă afișează un control din panglică cu aspect activ.
5. Salvați și redeschideți documentul. Implementările online salvează de obicei modificările prin integrarea spațiului de stocare conectat. Dacă salvarea automată este dezactivată sau aplicația gazdă solicită o salvare, utilizați comanda Salvare disponibilă și așteptați finalizarea. Închideți documentul, redeschideți-l și confirmați că opțiunea Urmărire modificări este încă activată. Eliminați sau acceptați editarea de test dacă aceasta nu face parte din document.

Această setare blochează Urmărire modificări activată?

Nu. Setarea partajată persistă după redeschidere, dar un alt utilizator poate alege Dezactivat pentru mine și pentru toți utilizatorii . ONLYOFFICE documentează că o astfel de modificare dezactivează urmărirea pentru toți utilizatorii, iar alerta corespunzătoare este afișată coautorilor. Dacă procesul dvs. necesită o pistă de audit, stabiliți cine are permisiunea de a modifica această setare și revizuiți istoricul versiunilor documentului sau controalele platformei dvs. de stocare. Opțiunea „Activat pentru toți” nu ar trebui descrisă ca o politică de aplicare administrativă.

Accesul doar pentru revizuire este un caz diferit. ONLYOFFICE precizează că funcția „Urmărire modificări” este activată în mod implicit pentru un recenzent și nu poate fi dezactivată în timp ce un document este partajat cu drepturi doar pentru revizuire. Acest mod este conceput pentru sugestii: recenzenții trimit modificări, în timp ce cineva cu drepturile corespunzătoare le acceptă sau le respinge. Folosiți-l atunci când recenzentul ar trebui să sugereze modificări fără a edita direct textul de bază.

Poate o integrare să permită revizuirea la deschiderea unui document?

Pentru o integrare în Docs încorporată, aplicația gazdă controlează configurația editorului. Întrebările frecvente despre API-ul ONLYOFFICE explică acest lucru, care document.permissionsdetermină modul în care se deschide documentul cu modul Urmărire modificări/revizuire. Pentru a permite atât editarea, cât și revizuirea (inclusiv posibilitatea utilizatorilor de a comuta în modul revizuire), configurația include:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

Cu edit: falseși review: true, documentul se deschide doar pentru revizuire. Acestea sunt permisiuni de acces furnizate de integrare, nu o preferință globală pe care un utilizator obișnuit o poate seta în editor. Administratorii ar trebui să aplice opțiunea în configurația documentului gazdă și să o verifice în editorul integrat. Utilizați documentația API curentă pentru integrare și versiunea Docs înainte de a implementa modificările de configurare.

Pentru utilizare obișnuită în ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud sau o altă platformă conectată, utilizați opțiunea partajată din meniul editorului în loc să editați configurația API. Aplicația gazdă poate controla permisiunile, salvarea, șabloanele și funcțiile disponibile ale barei de instrumente.

De ce lipsește alegerea sau nu rămâne?

• Ai selectat „Activat pentru mine”. Aceasta este valabilă doar pentru sesiunea curentă. Redeschide meniul și alege „Activat pentru mine și pentru toți”.
• Aveți acces doar pentru revizuire sau pentru vizualizare. Accesul doar pentru revizuire activează urmărirea automată, în timp ce accesul pentru vizualizare nu vă oferă posibilitatea de a modifica setările de partajare. Rugați proprietarul fișierului să verifice nivelul de acces.
• Opțiunea este anulată de un colaborator. Este posibil ca un alt editor să fi modificat setarea partajată. Deschideți din nou meniul Urmărire modificări și verificați dacă starea selectată este încă activată.
• Editorul nu a salvat sau reîncărcat corect documentul. Confirmați că spațiul de stocare gazdă raportează că documentul a fost salvat, apoi redeschideți același fișier în loc de o copie descărcată sau o versiune mai veche.
• Vă uitați la o preferință de afișare. Fișier > Setări avansate include opțiuni pentru modul în care sunt afișate modificările revizuirii, cum ar fi baloane sau sfaturi de instrumente. Acestea afectează prezentarea modificărilor revizuirii, nu dacă documentul urmărește modificările.

Verificați rezultatul

Redeschideți același document partajat și bifați controlul Urmărire modificări. Apoi, efectuați o editare inofensivă și confirmați că textul inserat sau șters este marcat pentru revizuire. Dacă controlul afișează urmărirea activată, dar editarea nu este marcată, verificați dacă vă aflați într-un document editabil și dacă modificarea a fost făcută după ce urmărirea a devenit activă. Dacă aveți nevoie ca urmărirea să înceapă pentru fiecare fișier nou creat, utilizați un șablon la nivel de gazdă sau o configurație de integrare numai dacă platforma dvs. acceptă și documentează fluxul de lucru respectiv; opțiunea editorului „Activată pentru mine și pentru toți” se aplică documentului curent.

Referințe oficiale

• Centrul de ajutor ONLYOFFICE: Revizuirea documentelor — opțiuni de meniu, persistență, comportament doar pentru revizuire și afișare a modificărilor urmărite.
• Întrebări frecvente despre API-ul ONLYOFFICE Docs: Partajare — configurarea editorului pentru deschiderea documentelor cu opțiunea de revizuire/urmărire a modificărilor activată.
• API-ul ONLYOFFICE Docs: Revizuire — revizuirea permisiunilor și a modului în care acestea interacționează cu accesul la editare.
• Centrul de ajutor ONLYOFFICE: Setări avansate ale Editorului de documente — preferințe de afișare, inclusiv modul în care apar modificările revizuirii.